Khi nhận thông báo của toà án về việc thụ lý vụ án do nhân viên cũ khởi kiện vì bị cho nghỉ, doanh nghiệp nên làm ngay bốn việc: ghi nhận thời hạn nộp ý kiến và chứng cứ, gom toàn bộ hồ sơ của người lao động đó, cử người đại diện có thẩm quyền, và đánh giá sớm khả năng hoà giải. Phản ứng trong tháng đầu thường quyết định phần lớn kết quả, vì đó là lúc doanh nghiệp còn chủ động chọn cách đi.
Với vụ án về sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng, pháp luật tố tụng đặt nhiều gánh nặng chứng minh lên người sử dụng lao động: doanh nghiệp phải cho thấy căn cứ và thủ tục cho nghỉ là đúng. Doanh nghiệp không giữ đủ giấy tờ thì rất khó bảo vệ quyết định của mình, dù về thực chất có lý. Bài này viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, người phụ trách nhân sự kiêm pháp chế; góc người lao động có ở cuối bài.
Tuần đầu tiên sau khi nhận thông báo thụ lý
Thông báo thụ lý cho biết ai kiện, kiện về việc gì, yêu cầu những gì và thời hạn doanh nghiệp phải gửi văn bản ghi ý kiến cùng tài liệu, chứng cứ. Thứ tự việc nên làm:
- Ghi ngay thời hạn nộp văn bản ghi ý kiến vào lịch của người phụ trách và người đại diện theo pháp luật. Cần thêm thời gian thì làm văn bản đề nghị gia hạn trước khi hết hạn, theo quy định tố tụng hiện hành.
- Đọc kỹ đơn khởi kiện và tài liệu người lao động nộp kèm, nếu được toà gửi. Liệt kê từng yêu cầu: huỷ quyết định, nhận lại làm việc, trả lương những ngày không được làm, bồi thường, trợ cấp, bảo hiểm.
- Khoá hồ sơ: yêu cầu mọi bộ phận liên quan giữ nguyên dữ liệu về người lao động này, không xoá tin nhắn, thư điện tử, dữ liệu chấm công.
- Cử người chịu trách nhiệm đầu mối và quyết định ai sẽ là người đại diện trước toà.
- Đánh giá sơ bộ điểm mạnh, điểm yếu của hồ sơ trước khi viết văn bản ghi ý kiến.
- Quyết định có thuê luật sư hay không dựa trên giá trị yêu cầu và độ phức tạp, càng sớm càng tốt để luật sư tham gia ngay từ văn bản đầu tiên.
Rà hồ sơ: những giấy tờ quyết định thắng thua
Trong vụ án về chấm dứt hợp đồng, toà sẽ hỏi doanh nghiệp những câu giống nhau: có căn cứ không, có làm đúng thủ tục không, có trả đủ không. Bảng dưới gom giấy tờ theo từng câu hỏi.
| Câu hỏi toà sẽ đặt | Giấy tờ cần có | Lỗ hổng hay gặp |
|---|---|---|
| Quan hệ lao động thế nào | Hợp đồng, phụ lục, bản mô tả công việc | Hợp đồng hết hạn mà không ký tiếp nhưng vẫn cho làm |
| Căn cứ cho nghỉ có thật không | Biên bản vi phạm, kết quả đánh giá theo quy chế, chứng từ về lý do kinh tế | Quy chế đánh giá không ban hành, không phổ biến |
| Thủ tục có đúng không | Văn bản báo trước, thông báo chấm dứt, biên bản họp kỷ luật, giấy mời họp, trao đổi với tổ chức đại diện | Báo trước thiếu ngày; họp kỷ luật vắng người lao động mà không có giấy mời hợp lệ |
| Người ký có thẩm quyền không | Điều lệ, giấy uỷ quyền nội bộ | Trưởng bộ phận ký quyết định mà không được uỷ quyền |
| Người lao động có thuộc diện được bảo vệ không | Hồ sơ thai sản, ốm đau, nghỉ phép đã duyệt | Không biết nhân viên đang mang thai khi ra quyết định |
| Đã thanh toán gì khi chấm dứt | Bảng quyết toán, chứng từ chuyển khoản, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm | Chưa trả trợ cấp hoặc tính sai thời gian làm việc |
Rà xong, doanh nghiệp thường rơi vào một trong ba tình huống: hồ sơ đầy đủ và đúng, hồ sơ có lỗi thủ tục nhưng căn cứ rõ, hoặc căn cứ yếu. Mỗi tình huống dẫn tới một chiến lược khác, nên đánh giá trung thực ở bước này quan trọng hơn mọi lời lẽ trong văn bản ghi ý kiến.
Văn bản ghi ý kiến và chứng cứ: viết sao cho chắc
Trả lời từng yêu cầu. Đi lần lượt theo đúng thứ tự yêu cầu trong đơn khởi kiện, nói rõ đồng ý, không đồng ý hay đồng ý một phần, kèm lý do và chứng cứ. Toà đánh giá cao sự rõ ràng hơn văn phong hùng hồn.
Thừa nhận những gì đúng. Nếu doanh nghiệp đúng là còn nợ một khoản lương hay chưa trả lại giấy tờ, ghi rõ và cam kết thực hiện. Cố chối những điểm hiển nhiên làm giảm độ tin cậy của cả văn bản.
Đánh số chứng cứ. Mỗi tài liệu một số, có danh mục kèm theo, bản sao có xác nhận theo yêu cầu của toà. Tin nhắn, thư điện tử nên in kèm thông tin người gửi, ngày giờ.
Yêu cầu phản tố khi có cơ sở. Nếu người lao động còn nợ doanh nghiệp, như chưa hoàn chi phí đào tạo theo cam kết, chưa bàn giao tài sản, gây thiệt hại có thể chứng minh, doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu phản tố trong thời hạn tố tụng cho phép. Không nên phản tố chỉ để gây sức ép.
Không dựng lại giấy tờ. Soạn bổ sung biên bản, quyết định mang ngày cũ để lấp lỗ hổng là hành vi làm sai lệch chứng cứ, có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng hơn nhiều so với thua một vụ án lao động. Lỗ hổng có thật thì xử lý bằng thương lượng.
Cử ai đứng ra trước toà
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, thường là giám đốc, có thể trực tiếp tham gia, hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho người khác như trưởng phòng nhân sự hoặc luật sư. Giấy uỷ quyền nên ghi rõ phạm vi: được trình bày, nộp chứng cứ, tham gia hoà giải, và đặc biệt là có được quyết định đồng ý thoả thuận hay không.
Người được cử nên là người hiểu sự việc nhưng không phải người trực tiếp có mâu thuẫn cá nhân với người lao động. Quản lý trực tiếp đã cãi nhau với nhân viên rồi đề xuất cho nghỉ là nhân chứng quan trọng, nhưng thường không phải người đại diện tốt, vì khó giữ bình tĩnh và dễ biến phiên làm việc thành cuộc đối đáp.
Doanh nghiệp nhỏ thường lúng túng vì không ai rảnh để theo vụ án. Thực tế, một vụ án lao động sơ thẩm đòi hỏi tham dự một số buổi làm việc tại toà, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu, và trả lời các văn bản của toà đúng hạn. Vắng mặt nhiều lần không có lý do có thể khiến toà xét xử vắng mặt, và doanh nghiệp mất cơ hội trình bày.
Với vụ án có giá trị lớn, nhiều người lao động cùng kiện, hoặc có yếu tố nhạy cảm như quấy rối, phân biệt đối xử, nên có luật sư tham gia ngay từ đầu. Nếu chưa biết vụ việc của mình nặng hay nhẹ, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để có ý kiến ban đầu trước khi quyết định thuê người theo vụ án.
Tính đường hoà: khi nào hoà giải là lựa chọn khôn ngoan
Trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, kể cả vụ án lao động, toà án tiến hành hoà giải để các bên tự thoả thuận, trừ những trường hợp luật không cho hoà giải hoặc không hoà giải được. Thoả thuận thành được toà ghi nhận bằng quyết định công nhận sự thoả thuận, có hiệu lực thi hành. Trước khi thụ lý, các bên còn có thể chọn hoà giải, đối thoại tại toà án theo luật riêng.
Doanh nghiệp nên tính nghiêm túc đường hoà khi rà hồ sơ phát hiện lỗi thủ tục, khi căn cứ cho nghỉ khó chứng minh, hoặc khi chi phí theo vụ án, gồm thời gian quản lý, phí luật sư, rủi ro phải trả lương cho cả thời gian tranh chấp, vượt xa khoản cần bỏ ra để thoả thuận. Thời gian tranh chấp càng dài thì khoản tiền phải trả nếu thua càng lớn, vì nó thường gắn với số ngày người lao động không được làm việc.
Một thoả thuận tốt nên ghi rõ: việc chấm dứt có hiệu lực từ ngày nào và theo căn cứ gì, các khoản tiền và thời hạn trả, việc chốt bảo hiểm, trả giấy tờ, và các bên không còn yêu cầu nào khác liên quan tới hợp đồng này. Cố đưa vào điều khoản buộc người lao động không được làm cho đối thủ trong nhiều năm, hay cấm nói về vụ việc với bất kỳ ai, thường làm thoả thuận đổ vỡ.
Góc người lao động: biết công ty sẽ làm gì để chuẩn bị
Nếu bạn là người khởi kiện, hiểu các bước phía công ty giúp bạn chuẩn bị tốt hơn. Công ty sẽ nộp văn bản ghi ý kiến và chứng cứ; bạn có quyền tiếp cận, sao chụp các tài liệu đó tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ. Hãy đọc kỹ để biết công ty dựa vào đâu và chuẩn bị chứng cứ phản bác.
Công ty có thể đưa ra yêu cầu phản tố, ví dụ đòi hoàn chi phí đào tạo. Đừng hoảng; yêu cầu đó vẫn phải được chứng minh. Khi toà hoà giải, hãy mang theo con số tối thiểu bạn chấp nhận được mà bạn đã tính trước, để không bị cuốn vào việc đồng ý một mức thấp hơn trong không khí phòng hoà giải.
Cũng nên nhớ rằng toà án không xét lại toàn bộ quá trình làm việc của bạn, mà xét căn cứ và thủ tục của việc cho nghỉ. Chuẩn bị chứng cứ đúng vào các điểm đó, như ngày nhận thông báo, nội dung buổi họp, kết quả đánh giá, sẽ hiệu quả hơn nhiều so với kể lại mọi mâu thuẫn trong nhiều năm. Nếu bạn thuộc diện được miễn án phí theo quy định hiện hành, hãy hỏi bộ phận nhận đơn để làm đúng thủ tục ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp không nộp văn bản ghi ý kiến đúng hạn thì sao?
Toà vẫn tiếp tục giải quyết vụ án dựa trên tài liệu đã có. Doanh nghiệp mất cơ hội trình bày sớm và có thể gặp bất lợi về chứng cứ. Nếu cần thêm thời gian, hãy làm văn bản đề nghị gia hạn trước khi hết hạn, theo quy định tố tụng hiện hành.
Người lao động đã ký biên bản bàn giao, nhận đủ tiền rồi mới kiện thì có lợi cho công ty không?
Các tài liệu đó cho thấy đã có quyết toán, nhưng không tự động chứng minh việc chấm dứt là hợp pháp. Nếu không có văn bản thoả thuận chấm dứt rõ ràng, toà vẫn xem xét căn cứ và thủ tục cho nghỉ.
Có nên đưa thêm lỗi cũ của người lao động vào để tăng sức thuyết phục không?
Chỉ nên đưa những gì liên quan trực tiếp tới căn cứ cho nghỉ đã ghi trong quyết định. Bổ sung lý do mới sau khi bị kiện thường không được chấp nhận làm căn cứ, và khiến doanh nghiệp trông như đang tìm cớ.
Doanh nghiệp thua kiện thì phải trả những khoản gì?
Tuỳ yêu cầu được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phải nhận lại người lao động, trả lương và đóng bảo hiểm cho những ngày người đó không được làm, trả thêm khoản bồi thường theo Bộ luật Lao động 2019, cùng án phí theo quy định. Cách tính từng khoản là một chủ đề riêng.
Đã cho nghỉ đúng luật thì có cần luật sư không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có hồ sơ đầy đủ, vụ việc đơn giản có thể tự tham gia. Luật sư hữu ích khi hồ sơ có lỗ hổng, giá trị tranh chấp lớn, hoặc doanh nghiệp không có người đủ thời gian và hiểu biết tố tụng.
Có thể thoả thuận với người lao động ngoài toà rồi rút đơn không?
Có. Hai bên có thể tự thoả thuận và người khởi kiện rút đơn, hoặc đề nghị toà công nhận sự thoả thuận. Thoả thuận được toà công nhận có giá trị thi hành chắc chắn hơn, nên thường được ưu tiên với khoản tiền lớn.