Người lao động được công ty bỏ tiền cho đi đào tạo thì thường phải hoàn trả chi phí nếu nghỉ trước khi hết thời hạn cam kết làm việc, nhưng chỉ trong phạm vi hợp đồng đào tạo hợp lệ và chi phí có chứng từ. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hai bên ký hợp đồng đào tạo khi người lao động được nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại bằng kinh phí của công ty, kể cả kinh phí đối tác tài trợ. Hợp đồng đó ghi thời hạn phải làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả.
Câu hỏi người lao động hay đặt ra thực ra gồm ba phần: khoản nào được tính vào chi phí đào tạo, nghỉ đúng luật có khác nghỉ trái luật về nghĩa vụ hoàn trả hay không, và hoàn trả toàn bộ hay chỉ phần tương ứng thời gian còn lại. Bài đi lần lượt từng phần, có ví dụ giả định để bạn tự ước số tiền trước khi ngồi nói chuyện với công ty.
Khi nào có "cam kết đào tạo" theo nghĩa luật
Không phải buổi tập huấn nào cũng sinh ra nghĩa vụ hoàn trả. Luật nói về hợp đồng đào tạo trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại, ở trong nước hay nước ngoài, bằng kinh phí của bên sử dụng lao động. Hợp đồng này phải lập thành văn bản, mỗi bên giữ một bản, và có những nội dung chủ yếu: nghề đào tạo; địa điểm, thời gian, chi phí đào tạo; thời hạn người lao động cam kết làm việc sau khi học xong; trách nhiệm hoàn trả chi phí; trách nhiệm của công ty.
Từ đó có thể rút ra mấy điều. Một là, buổi hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới, khoá an toàn lao động mà công ty bắt buộc phải tổ chức theo luật, đào tạo nội bộ để làm đúng việc đang làm thường không phải là "đào tạo nâng cao" theo nghĩa trên; đưa chúng vào cam kết hoàn trả là chỗ rất dễ bị phản bác. Hai là, nếu không có hợp đồng đào tạo bằng văn bản mà chỉ có một câu trong hợp đồng lao động kiểu "nghỉ trước hai năm phải bồi thường mọi chi phí đào tạo", căn cứ đòi tiền của công ty yếu hơn nhiều.
Ba là, chi phí phải được ghi cụ thể hoặc xác định được. Một cam kết chỉ ghi chung chung "chi phí đào tạo do công ty quyết định" để đến lúc nghỉ mới đưa ra con số là cách làm khiến người lao động khó kiểm tra và dễ đi tới tranh chấp.
Chi phí đào tạo được tính gồm những gì
Theo Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo là các khoản chi có chứng từ hợp lệ, gồm:
- Tiền trả cho người dạy, cơ sở đào tạo; tài liệu học tập.
- Chi phí trường, lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành.
- Các chi phí khác hỗ trợ người học.
- Tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.
- Nếu được cử đi đào tạo ở nước ngoài: thêm chi phí đi lại và chi phí sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài.
Hai chữ quan trọng nhất là "chứng từ hợp lệ". Bạn có quyền đề nghị công ty cho xem bảng kê và chứng từ của từng khoản trước khi chấp nhận con số. Khoản không có chứng từ, khoản là chi phí chung của công ty (thuê hội trường cho cả trăm người, quà tặng học viên) thì cần được giải thích vì sao lại phân bổ cho bạn.
Riêng tiền lương trong thời gian đi học: luật cho tính vào chi phí đào tạo, nên đừng ngạc nhiên khi thấy dòng này trong bảng kê. Nhưng nếu trong thời gian "đi học" bạn vẫn làm việc bình thường, chỉ học buổi tối, thì việc tính cả lương tháng đó là điểm đáng trao đổi lại.
Nghỉ đúng luật hay nghỉ trái luật: nghĩa vụ hoàn trả có khác nhau không
Bộ luật Lao động 2019 ghi rõ một trường hợp: người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật thì ngoài việc không được trợ cấp thôi việc và phải bồi thường cho công ty, còn phải hoàn trả chi phí đào tạo. Nghỉ trái luật ở đây thường là nghỉ không báo trước đủ thời hạn mà không thuộc trường hợp được nghỉ ngay.
Với người nghỉ đúng luật, tức là báo trước đủ hoặc có căn cứ nghỉ ngay, bộ luật không có một câu tương tự. Khi đó nghĩa vụ hoàn trả chủ yếu dựa vào hợp đồng đào tạo hai bên đã ký: nếu hợp đồng ghi rõ người lao động nghỉ trước thời hạn cam kết vì bất kỳ lý do gì cũng phải hoàn trả theo tỷ lệ, thì thực tiễn thường chấp nhận điều khoản đó. Vẫn có ý kiến cho rằng khi người lao động nghỉ vì lỗi của công ty, như bị nợ lương hay bị ngược đãi, mà vẫn buộc hoàn trả là không công bằng. Đây là vùng còn tranh luận, nên đọc kỹ chính hợp đồng của bạn và đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Điểm rút ra cho người đang tính nghỉ: nghỉ đúng luật luôn là phương án nhẹ gánh hơn, vì tránh được cả khoản bồi thường lẫn mất trợ cấp. Nghỉ ngang trong lúc còn cam kết đào tạo là cách tốn kém nhất.
Ước tính số tiền hoàn trả theo thời gian còn lại
Phần lớn hợp đồng đào tạo tính theo tỷ lệ thời gian cam kết còn thiếu. Bảng dưới là ví dụ giả định với khoá đào tạo có chi phí 120 triệu đồng, cam kết làm việc 24 tháng sau khi học xong.
| Đã làm sau đào tạo | Thời gian còn thiếu | Tỷ lệ phải hoàn (theo tỷ lệ) | Số tiền ví dụ giả định |
|---|---|---|---|
| 3 tháng | 21 tháng | 21/24 | 105 triệu đồng |
| 12 tháng | 12 tháng | 12/24 | 60 triệu đồng |
| 18 tháng | 6 tháng | 6/24 | 30 triệu đồng |
| 23 tháng | 1 tháng | 1/24 | 5 triệu đồng |
| 24 tháng | Không còn | 0 | Không phải hoàn |
Nếu hợp đồng ghi phải hoàn toàn bộ chi phí bất kể đã làm được bao lâu, hoặc phạt gấp hai, gấp ba chi phí đào tạo, đó là điều khoản nên đem nhờ người làm nghề xem lại. Mục đích của hoàn trả là bù chi phí thực tế công ty đã bỏ ra, không phải một khoản phạt để giữ chân.
Khi công ty đưa con số, hãy tự làm phép tính trên với chính tổng chi phí có chứng từ và số tháng cam kết trong hợp đồng của bạn, rồi so sánh.
Những điều khoản hay gây tranh cãi
Cam kết ký sau khi đã đi học. Hợp đồng đào tạo về nguyên tắc ký trước hoặc khi bắt đầu khoá học, để người lao động biết mình đang nhận nghĩa vụ gì. Bị yêu cầu ký bổ sung sau khi về, kèm con số lớn, là tình huống nên thận trọng.
Thời hạn cam kết dài bất thường. Luật không ấn định trần thời gian cam kết, nhưng thời hạn quá dài so với giá trị khoá học, ví dụ khoá ba ngày đòi cam kết năm năm, dễ bị coi là không hợp lý khi có tranh chấp.
Khoá học trực tuyến miễn phí hoặc công ty mua gói chung. Khi công ty mua một gói học dùng chung cho cả phòng, việc phân bổ chi phí cho từng người cần có căn cứ rõ. Nếu không xác định được bạn đã dùng bao nhiêu, đòi hoàn trả là chuyện khó.
Bằng cấp bị giữ làm tin. Công ty không được giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ của người lao động, kể cả chứng chỉ có được từ khoá đào tạo do công ty trả tiền. Nghĩa vụ hoàn trả nếu có là nghĩa vụ tiền, giải quyết bằng thoả thuận hoặc qua cơ quan có thẩm quyền.
Trước khi nộp đơn nghỉ: năm việc nên làm
Làm theo thứ tự dưới đây giúp bạn biết trước con số và có cơ sở thương lượng.
- Tìm lại hợp đồng đào tạo, phụ lục, quyết định cử đi học; nếu không giữ bản nào, đề nghị nhân sự cung cấp bản sao.
- Đọc kỹ ba điều: tổng chi phí ghi trong hợp đồng, thời hạn cam kết, công thức hoàn trả.
- Đếm số tháng đã làm từ khi kết thúc khoá học, tự ước số tiền theo tỷ lệ.
- Chọn ngày nghỉ sao cho báo trước đủ thời hạn, cân nhắc thời điểm khiến phần còn thiếu nhỏ hơn.
- Gửi thông báo nghỉ kèm đề nghị công ty gửi bảng kê chi phí và chứng từ; thoả thuận cách trả (một lần hay chia kỳ) bằng văn bản, ký biên bản khi xong.
Nếu công ty mới muốn nhận bạn và sẵn sàng trả thay khoản hoàn trả, nên để khoản đó được thanh toán rõ ràng, có biên nhận giữa bạn và công ty cũ; đừng để ba bên chỉ hứa miệng.
Góc công ty: muốn giữ người thì cam kết phải công bằng
Doanh nghiệp bỏ tiền cử người đi học có lý do chính đáng để muốn được thu hồi. Nhưng một cam kết bị người lao động coi là cái bẫy thường gây hại hơn lợi: người giỏi né các khoá đào tạo, còn khi có tranh chấp, những điều khoản phạt quá tay dễ bị bác. Cách làm bền hơn là ghi rõ từng khoản chi phí dự kiến từ đầu, thời hạn cam kết tương xứng với giá trị khoá học, hoàn trả giảm dần theo tháng, và có ngoại lệ hợp lý khi người lao động nghỉ vì lỗi của công ty.
Khi nhân viên xin nghỉ, gửi họ bảng kê kèm chứng từ ngay trong thời gian báo trước, thay vì chờ đến ngày quyết toán mới đưa ra. Nếu số tiền đáng kể và hai bên vẫn không thống nhất, hoà giải viên lao động là bước nên thử trước khi nghĩ tới toà án. Với hồ sơ lớn, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) về cách lập lại mẫu hợp đồng đào tạo cho các khoá sau.
Câu hỏi thường gặp
Bị công ty cho nghỉ thì có phải hoàn trả chi phí đào tạo không?
Nếu công ty chủ động chấm dứt, như cắt giảm hay cho nghỉ vì lý do kinh tế, việc buộc người lao động hoàn trả thường khó có cơ sở, trừ khi hợp đồng đào tạo quy định khác và điều khoản đó được coi là hợp lệ. Trường hợp bị sa thải vì vi phạm kỷ luật thì tuỳ hợp đồng; nên xem kỹ câu chữ.
Đang trong thời gian thử việc có bị ràng buộc cam kết đào tạo không?
Thử việc có thể chấm dứt bất cứ lúc nào mà không cần báo trước. Nhưng nếu trong thời gian thử việc bạn đã ký hợp đồng đào tạo riêng và được cử đi học bằng tiền công ty, nghĩa vụ hoàn trả theo hợp đồng đó vẫn có thể được đặt ra. Ít công ty làm vậy, nên đọc kỹ trước khi ký.
Công ty có được trừ tiền hoàn trả vào lương tháng cuối không?
Khấu trừ lương bị giới hạn chặt và chỉ trong những trường hợp luật cho phép. Cách an toàn cho cả hai bên là thoả thuận bằng văn bản về số tiền và cách trả. Nếu công ty tự ý giữ toàn bộ lương cuối để bù chi phí đào tạo, bạn có quyền yêu cầu giải thích và khiếu nại.
Không có chứng từ thì công ty có đòi được không?
Luật định nghĩa chi phí đào tạo là các khoản chi có chứng từ hợp lệ. Khoản nào công ty không chứng minh được thì rất khó buộc người lao động trả. Bạn nên yêu cầu bảng kê chi tiết, đối chiếu từng dòng, và chỉ ký xác nhận số tiền sau khi đã xem.
Chi phí đào tạo có bị tính lãi nếu chậm trả không?
Nếu hai bên đã thống nhất số tiền và thời hạn trả mà người lao động chậm, phần lãi chậm trả có thể được đặt ra theo nguyên tắc dân sự. Điều này tuỳ thoả thuận và quyết định của cơ quan giải quyết. Tốt nhất ghi rõ cách trả và thời hạn trong biên bản.
Đi học thạc sĩ tự túc nhưng công ty cho nghỉ ngày đi học có tính là cam kết không?
Khi bạn tự trả học phí, công ty chỉ tạo điều kiện về thời gian, thì đó thường không phải đào tạo bằng kinh phí của công ty. Nếu công ty trả lương những ngày đi học và muốn tính khoản đó, phải có thoả thuận rõ từ trước.