Hộ kinh doanh, quán ăn, tiệm tóc hay xưởng nhỏ thuê người làm theo hợp đồng lao động đều là chủ sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019, nên khi nhân viên nghỉ vì lý do thuộc nhóm được trả, chủ phải trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm như doanh nghiệp lớn. Điều khác là bạn thường không có phòng nhân sự, nên phải tự làm từ đầu đến cuối.
Bài viết cho người chủ: xác định có phải trả không, tự tính thế nào, chi trong bao lâu, giữ giấy tờ gì để vừa đúng luật vừa yên tâm khi có ai hỏi lại. Bài không bàn chuyện tránh nghĩa vụ; mục tiêu là trả đúng, đủ, đúng hạn, và có hồ sơ chứng minh mình đã làm. Phần thuế và hạch toán chỉ nhắc ở mức cần biết, chi tiết nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý.
Vì sao chủ tiệm nhỏ hay bỏ sót khoản này
Ở nhiều cơ sở nhỏ, quan hệ giữa chủ và người làm gần với quan hệ gia đình: thuê người quen, trả lương tiền mặt, giờ giấc linh hoạt. Khi người làm nghỉ, hai bên chào nhau, thanh toán nốt tiền công tháng cuối là xong. Ít ai nghĩ tới trợ cấp thôi việc, cho đến khi có một người hiểu luật hỏi đến.
Một lý do khác là quan niệm "đã đóng bảo hiểm đầy đủ thì không phải trả gì". Nhiều hộ kinh doanh thực tế chưa đóng bảo hiểm cho người làm, hoặc chỉ đóng từ một thời điểm nào đó. Những khoảng chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp, cộng với thời gian thử việc, là phần chủ phải tự trả khi người làm nghỉ đúng điều kiện.
Bỏ sót không có nghĩa là nghĩa vụ biến mất. Người lao động vẫn có quyền yêu cầu trong thời hiệu luật định, và khi đó chủ có thể phải trả cả khoản gốc lẫn hậu quả của việc chậm trả. Tự tính và trả đúng lúc thường nhẹ nhàng hơn nhiều so với giải quyết sau.
Năm bước khi một nhân viên sắp nghỉ
Làm theo thứ tự dưới đây cho mỗi người nghỉ, kể cả khi bạn nghĩ mình không phải trả gì. Kết quả "không phải trả" cũng cần có lý do ghi lại.
- Xác định lý do chấm dứt: hết hạn hợp đồng, thoả thuận, nhân viên tự nghỉ có báo trước đủ, cơ sở đóng cửa, hay nhân viên nghỉ ngang, bị kỷ luật sa thải. Ghi rõ vào biên bản hoặc quyết định.
- Kiểm điều kiện 12 tháng: cộng thời gian làm việc từ ngày đầu, kể cả thử việc. Chưa đủ 12 tháng thì không có trợ cấp, nhưng vẫn phải thanh toán lương còn lại và phép năm chưa nghỉ.
- Tính phần thời gian chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp, quy ra năm theo hướng dẫn hiện hành.
- Tính lương bình quân sáu tháng cuối theo hợp đồng, bỏ tiền làm thêm giờ, thưởng và các khoản hỗ trợ không gắn với công việc.
- Nhân ra số tiền, lập bảng tính một trang, đưa nhân viên xem và ký nhận khi trả.
Nếu cơ sở đóng cửa hẳn, làm năm bước này cho tất cả mọi người cùng lúc, trước ngày đóng cửa. Đây là trường hợp chủ chấm dứt hoạt động, thuộc nhóm phải trả trợ cấp thôi việc.
Chi trong bao lâu và bằng cách nào
Bảng tóm những điểm về thời hạn và hình thức chi theo Bộ luật Lao động 2019 và thực tiễn lưu chứng từ.
| Việc | Yêu cầu | Gợi ý cho cơ sở nhỏ |
|---|---|---|
| Thời hạn thanh toán | Trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt; một số trường hợp như chấm dứt hoạt động được kéo dài nhưng không quá 30 ngày | Chốt ngày chi ngay khi biết ngày nghỉ, tốt nhất là ngày làm việc cuối |
| Hình thức chi | Luật không bắt buộc chuyển khoản, nhưng phải có bằng chứng đã trả | Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên nhân viên, nội dung ghi rõ khoản trợ cấp |
| Nếu chi tiền mặt | Cần chứng từ có chữ ký người nhận | Lập phiếu chi hoặc giấy biên nhận, ghi số tiền bằng số và chữ, ngày, chữ ký hai bên |
| Bảng tính | Không có mẫu bắt buộc | Một trang gồm thời gian, phần đã trừ, lương căn cứ, số tiền; nhân viên ký đã xem |
| Tách các khoản | Trợ cấp, lương còn lại, tiền phép là các khoản khác nhau | Ghi từng dòng riêng, không gộp một con số |
| Lưu hồ sơ | Giữ đủ để chứng minh đã trả | Cất cùng hợp đồng, quyết định chấm dứt, bảng tính, chứng từ chi |
Nếu nhân viên đã nghỉ mà không liên lạc được để nhận tiền, ghi lại các lần bạn đã liên hệ bằng tin nhắn, cuộc gọi, và giữ khoản tiền riêng. Chứng cứ thiện chí này có giá trị nếu sau này họ quay lại hỏi.
Những tình huống khó với chủ cơ sở nhỏ
Nhân viên nghỉ ngang. Nếu nhân viên nghỉ không báo trước, không thuộc trường hợp được miễn, đó là nghỉ trái luật: họ không được trợ cấp thôi việc và có thể phải bồi thường. Tuy vậy lương những ngày đã làm vẫn phải trả đủ. Không nên giữ lương để "phạt", vì giữ lương là vi phạm riêng.
Chủ không đủ tiền trả một lần. Trao đổi thẳng với nhân viên, đề xuất lịch trả cụ thể và chỉ thực hiện khi họ đồng ý bằng văn bản. Lời hứa miệng dễ thành tranh chấp. Nếu cơ sở đóng cửa vì hết khả năng, ưu tiên các khoản cho người lao động trước các khoản nợ khác theo thứ tự luật định.
Người nhà cùng làm trong tiệm. Con, cháu, anh em làm trong tiệm có thể có hoặc không có quan hệ lao động tuỳ việc có hợp đồng, có trả lương theo công việc hay không. Có hợp đồng lao động thì nghĩa vụ trợ cấp như với người ngoài.
Chưa từng ký hợp đồng bằng văn bản. Quan hệ lao động vẫn có thể được xác định qua việc làm có trả lương, có sự quản lý, điều hành. Không có giấy không làm mất nghĩa vụ, chỉ làm việc chứng minh khó hơn cho cả hai bên. Đây là lúc nên ký hợp đồng cho những người đang làm.
Ví dụ giả định: tiệm sửa xe có ba thợ
Anh Phúc mở tiệm sửa xe máy ở Biên Hoà, thuê ba thợ theo hợp đồng lao động. Năm nay anh quyết định thu hẹp, chỉ giữ một thợ. Thợ thứ nhất, làm sáu năm, hai bên thoả thuận nghỉ. Thợ thứ hai ký hợp đồng mười tháng, hết hạn thì anh không ký tiếp.
Với thợ thứ nhất, lý do là thoả thuận, thuộc nhóm trợ cấp thôi việc. Tiệm chỉ bắt đầu đóng bảo hiểm cho thợ này từ năm thứ ba, nên phần chưa đóng là hai năm đầu, kể cả hai tháng thử việc, tức tròn hai năm. Lương bình quân sáu tháng cuối 9 triệu đồng, trợ cấp là hai năm nhân nửa tháng lương, tức 9 triệu đồng. Thợ thứ hai chưa đủ 12 tháng nên không có trợ cấp, anh Phúc chỉ thanh toán lương còn lại và phép năm. Anh lập hai bảng tính riêng, đưa từng người xem trước một tuần, rồi chuyển khoản đúng ngày làm việc cuối, nội dung ghi rõ từng khoản.
Lưu ý: nếu anh Phúc cho thợ nghỉ vì thu hẹp quy mô do khó khăn kinh tế mà không có thoả thuận, đó có thể thuộc nhóm mất việc làm, với mức trả cao hơn và trình tự riêng. Chọn cách nói chuyện thoả thuận là quyền của hai bên, nhưng không được ép ký thoả thuận để trả ít hơn; biên bản nên ghi rõ ai đề nghị và vì sao. Còn việc tiệm đóng bảo hiểm muộn hai năm là một nghĩa vụ riêng, anh nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về đóng bù.
Thuế và hạch toán: chỉ những điều cần biết
Về thuế thu nhập cá nhân, khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm trả đúng mức theo Bộ luật Lao động thường không tính vào thu nhập chịu thuế của người nhận. Nếu bạn trả thêm cao hơn mức luật như một khoản hỗ trợ, phần cao hơn có thể bị tính thuế. Đây là lý do nên tách riêng hai phần trên bảng tính.
Về phía cơ sở kinh doanh, khoản trợ cấp có chứng từ hợp lệ thường được ghi nhận là chi phí. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán và doanh nghiệp nhỏ có cách xử lý khác nhau, quy định về thuế đối với hộ kinh doanh cũng đang thay đổi, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý để làm đúng.
Dù cách xử lý thuế thế nào, chứng từ vẫn là phần chung: bảng tính, quyết định chấm dứt, chứng từ chi có chữ ký hoặc sao kê chuyển khoản. Giữ đủ bộ này vừa phục vụ thuế, vừa phục vụ khi có tranh chấp.
Lỗi hay gặp ở cơ sở nhỏ
Những lỗi dưới đây gặp nhiều ở quán ăn, tiệm dịch vụ, xưởng gia đình. Phần lớn sửa được chỉ bằng một tờ giấy và một lần chuyển khoản đúng nội dung.
- Trả trợ cấp chung với lương tháng cuối bằng tiền mặt, không có giấy ký nhận nào.
- Giữ lại một phần lương hoặc giấy tờ tuỳ thân của nhân viên để bù thiệt hại; việc giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng của người lao động bị cấm.
- Bắt nhân viên ký sẵn đơn xin nghỉ từ lúc tuyển, đến khi cho nghỉ thì dùng đơn đó để không trả trợ cấp.
- Không tính thời gian thử việc vì nghĩ thử việc không phải là làm việc.
- Chỉ trả cho người hỏi, không trả cho người không biết mà đủ điều kiện.
- Gọi khoản trợ cấp là "tiền thưởng" hay "tiền hỗ trợ" nên sau đó nhân viên vẫn có quyền yêu cầu khoản trợ cấp như chưa nhận.
Nếu cơ sở có nhiều người nghỉ cùng lúc, hoặc đã có nhân viên khiếu nại, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề trước khi chi để chốt cách tính, tránh phải sửa nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải trả trợ cấp thôi việc không?
Có, nếu thuê người làm theo hợp đồng lao động. Hộ kinh doanh là chủ sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019, nên khi nhân viên nghỉ vì lý do thuộc nhóm được trả và đủ điều kiện, chủ phải trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.
Nhân viên làm 11 tháng thì nghỉ, chủ có phải trả trợ cấp không?
Không có trợ cấp thôi việc vì chưa đủ 12 tháng làm việc thường xuyên. Chủ vẫn phải thanh toán lương những ngày còn lại, tiền phép năm chưa nghỉ nếu có, và các khoản khác theo hợp đồng.
Trả trợ cấp bằng tiền mặt có được không?
Được, luật không bắt buộc chuyển khoản. Nhưng chủ cần có phiếu chi hoặc giấy biên nhận ghi rõ khoản tiền, ngày trả, chữ ký người nhận. Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên nhân viên với nội dung rõ ràng thì dễ chứng minh hơn.
Đóng cửa tiệm thì phải trả trợ cấp cho nhân viên không?
Có. Chủ sử dụng lao động chấm dứt hoạt động là một lý do chấm dứt hợp đồng thuộc nhóm được trợ cấp thôi việc. Nên tính và chi cho từng người trước hoặc ngay khi đóng cửa, trong thời hạn luật định.
Nhân viên nghỉ ngang có được giữ lương để trừ không?
Không nên. Lương những ngày đã làm phải trả đủ. Nếu nhân viên nghỉ trái luật thì họ không có trợ cấp và có nghĩa vụ bồi thường, nhưng khoản bồi thường cần xác định rõ và hai bên thống nhất hoặc giải quyết theo trình tự, không tự giữ lương.
Chưa ký hợp đồng bằng văn bản thì có phải trả trợ cấp không?
Quan hệ lao động có thể được xác định qua thực tế làm việc có trả lương, có sự quản lý, điều hành. Không có giấy không làm mất nghĩa vụ. Nên ký hợp đồng bằng văn bản cho người đang làm để rõ ràng cho cả hai bên.