Một thoả thuận chấm dứt hợp đồng chỉ có giá trị bảo vệ doanh nghiệp khi người lao động đồng ý thật sự. Nếu sau này chứng minh được là bị đe doạ, lừa dối hay cưỡng ép, thoả thuận có thể bị xem là không có hiệu lực, và việc chấm dứt bị xét lại như một lần đơn phương, thường là trái luật.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ hộ kinh doanh và người làm nhân sự kiêm nhiệm khi muốn kết thúc với một nhân viên bằng con đường thoả thuận. Nội dung gồm khi nào nên chọn thoả thuận, chuẩn bị gì trước buổi nói chuyện, mở lời thế nào, và những hành động khiến một thoả thuận tử tế bị nhìn như ép nghỉ. Bài không hướng dẫn cách "gài" nhân viên ký; mục tiêu là một thoả thuận đứng vững vì hai bên thật sự đồng ý.
Khi nào thoả thuận là con đường hợp lý
Thoả thuận phù hợp khi doanh nghiệp muốn kết thúc mà không có, hoặc không muốn dùng, một căn cứ đơn phương. Ví dụ vị trí không còn hợp với hướng kinh doanh mới nhưng chưa tới mức tái cơ cấu chính thức; nhân viên làm việc không như kỳ vọng nhưng quy chế đánh giá chưa đủ rõ để dùng căn cứ không hoàn thành công việc; hoặc hai bên đều cảm thấy không còn phù hợp và muốn chia tay sớm hơn ngày hết hạn.
Thoả thuận không phải công cụ để né thủ tục bắt buộc. Nếu doanh nghiệp đang cắt giảm nhiều người vì lý do kinh tế hay thay đổi cơ cấu, luật có thủ tục riêng với phương án sử dụng lao động và trợ cấp mất việc. Thay hàng loạt quyết định cho thôi việc bằng hàng loạt "thoả thuận" có thể bị nhìn là lách thủ tục, nhất là khi các thoả thuận được soạn sẵn cùng một mẫu và đưa ra cùng một ngày.
Thoả thuận cũng không thay được kỷ luật. Nếu nhân viên có hành vi vi phạm nghiêm trọng, con đường đúng là xử lý kỷ luật theo nội quy và trình tự luật định. Dùng lời đe doạ kỷ luật để ép ký thoả thuận là kiểu tình huống dễ bị coi là cưỡng ép nhất.
Chuẩn bị trước buổi nói chuyện
Một buổi nói chuyện tốt thường được quyết định bởi phần chuẩn bị. Danh sách việc cần làm trước:
- Rà hồ sơ của nhân viên: loại hợp đồng, ngày hết hạn, thâm niên, thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp, phép năm còn tồn, thưởng đang dở.
- Kiểm nhân viên có thuộc nhóm luật hạn chế cho nghỉ không: mang thai, nuôi con dưới 12 tháng, đang điều trị ốm đau hay tai nạn lao động, cán bộ công đoàn. Nếu có, nên hỏi người làm nghề trước.
- Tính bảng các khoản bắt buộc theo luật, sau đó mới quyết định khoản hỗ trợ thêm. Khoản hỗ trợ cần đủ để thoả thuận có ý nghĩa với nhân viên.
- Soạn dự thảo biên bản với căn cứ ghi đúng là hai bên thoả thuận; để trống hoặc ghi "dự kiến" ở ngày chấm dứt và con số để còn thương lượng.
- Chọn người nói chuyện là quản lý trực tiếp hoặc chủ doanh nghiệp, cùng tối đa một người nữa. Tránh cả hội đồng ngồi đối diện một người.
- Chọn thời điểm và chỗ riêng tư, không trước mặt đồng nghiệp, không cuối ngày thứ Sáu để người ta mang tâm trạng đó cả cuối tuần nếu có thể tránh.
Không nên chuẩn bị sẵn "kịch bản B" kiểu doạ kỷ luật nếu nhân viên từ chối. Nếu doanh nghiệp thật sự có căn cứ đơn phương thì sẽ dùng căn cứ đó theo đúng thủ tục, không cần đưa ra như một lời đe doạ.
Mở lời thế nào cho rõ mà không dồn ép
Câu mở đầu nên nói thẳng mục đích: doanh nghiệp muốn bàn việc chấm dứt hợp đồng theo thoả thuận, và đây là một đề nghị, không phải quyết định đã có. Sau đó giải thích ngắn lý do thật, không cần đi vào chi tiết gây tổn thương. Tránh vòng vo hỏi han rồi mới "thả bom" ở cuối, vì người nghe sẽ cảm thấy bị dắt vào bẫy.
Tiếp theo, trình bày đề nghị cụ thể: ngày chấm dứt dự kiến, các khoản theo luật, khoản hỗ trợ thêm, cách bàn giao, giấy xác nhận kinh nghiệm. Đưa bản dự thảo để nhân viên mang về đọc, nói rõ họ có vài ngày để cân nhắc, được hỏi người thân hay người làm nghề, và được đề nghị sửa.
Câu quan trọng nhất cần nói là: nếu không đồng ý, hợp đồng vẫn tiếp tục như bình thường. Câu này vừa là sự thật pháp lý, vừa là bằng chứng tốt nhất cho thấy doanh nghiệp không ép. Nếu doanh nghiệp không thể nói câu này một cách thật lòng, có lẽ thứ doanh nghiệp đang cần không phải là thoả thuận.
Hành động nên và không nên trong quá trình thoả thuận
Cùng một mục tiêu, cách làm khác nhau dẫn tới hai kết quả rất khác: một thoả thuận vững, hoặc một vụ tranh chấp mà doanh nghiệp ở thế yếu.
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Đưa dự thảo để mang về đọc, cho vài ngày cân nhắc | Bắt ký ngay trong phòng, không cho mang giấy ra ngoài |
| Nói rõ từ chối thì hợp đồng vẫn tiếp tục | Nói "không ký thì sẽ có cách khác" kèm ám chỉ kỷ luật |
| Ghi căn cứ là hai bên thoả thuận | Yêu cầu nhân viên tự viết đơn "xin nghỉ vì lý do cá nhân" |
| Giữ nguyên công việc, quyền truy cập trong lúc chờ trả lời | Khoá tài khoản, thu thẻ, chuyển chỗ ngồi để gây áp lực |
| Trả lời các đề nghị sửa bằng văn bản | Phớt lờ đề nghị sửa, nhắc đi nhắc lại "chỉ có thế thôi" |
| Giữ kín việc thương lượng | Thông báo cho cả nhóm trước khi nhân viên đồng ý |
Một số việc trong cột bên phải có thể không trái luật khi đứng riêng lẻ, nhưng khi cộng lại, chúng tạo thành một bức tranh mà hoà giải viên hay toà án có thể đọc là cưỡng ép.
Khi nhân viên từ chối hoặc đưa ra đề nghị ngược
Nếu nhân viên từ chối, doanh nghiệp nên ghi nhận bằng một thư ngắn: cảm ơn đã cân nhắc, xác nhận hợp đồng tiếp tục, và nếu có, các bước tiếp theo về công việc. Sau đó tiếp tục quản lý như với mọi nhân viên khác. Nếu doanh nghiệp vẫn cần kết thúc, phải đi theo một căn cứ đơn phương có thật, với đầy đủ điều kiện và thủ tục. Một đề nghị thoả thuận bị từ chối không làm căn cứ đó yếu đi hay mạnh lên.
Nếu nhân viên đưa ra đề nghị ngược, ví dụ muốn khoản hỗ trợ cao hơn, ngày nghỉ muộn hơn, hay muốn được giữ bảo hiểm sức khoẻ thêm vài tháng, đó là dấu hiệu tốt: họ đang thương lượng, tức là đang cân nhắc tự nguyện. Doanh nghiệp có quyền đồng ý một phần hay từ chối, nhưng nên trả lời bằng văn bản và có lý do.
Trong mọi trường hợp, tránh để một quản lý cấp trung tự thương lượng ngoài khung mà doanh nghiệp đã duyệt, vì một lời hứa miệng của họ có thể bị viện dẫn về sau.
Ví dụ giả định ở một hộ kinh doanh nhỏ
Chị Mai mở một tiệm cà phê ở Đắk Lắk, có năm nhân viên. Sau khi đổi mô hình sang bán mang đi, chị chỉ cần ba người. Một nhân viên pha chế có hợp đồng một năm, còn năm tháng mới hết hạn. Chị không có căn cứ đơn phương nào phù hợp, và cũng không muốn đợi đến hết hạn trong khi việc không còn đủ cho cả hai bên.
Chị chuẩn bị bảng các khoản: lương đến ngày dự kiến nghỉ, ba ngày phép còn tồn, và vì hộ mới đóng bảo hiểm được tám tháng nên phần trợ cấp thôi việc gần như không có. Chị quyết định hỗ trợ thêm một tháng lương và nghỉ có hưởng lương ba buổi để nhân viên đi phỏng vấn. Buổi nói chuyện diễn ra sau giờ đóng cửa, chị nói rõ lý do đổi mô hình, đưa bản dự thảo và nói nếu em không đồng ý thì hợp đồng vẫn tiếp tục.
Nhân viên xin hai ngày suy nghĩ, rồi đề nghị dời ngày nghỉ thêm hai tuần để kịp nhận việc mới. Chị Mai đồng ý. Hai bên ký biên bản ghi căn cứ thoả thuận, chị trả tiền bằng chuyển khoản đúng hẹn. Không có gì phức tạp, nhưng mọi bước đều có lý do để tồn tại.
Sau khi ký: những việc giữ cho thoả thuận đứng vững
Thực hiện đúng từng mốc. Trả tiền đúng ngày, đúng tài khoản; xác nhận thời gian đóng bảo hiểm kịp thời. Trễ hẹn là lý do phổ biến khiến một thoả thuận êm thành tranh chấp.
Ra quyết định chấm dứt khớp căn cứ. Nếu doanh nghiệp có thói quen ra quyết định sau biên bản, căn cứ trong quyết định phải ghi là hai bên thoả thuận, đúng ngày như biên bản.
Không thay đổi đột ngột trong thời gian còn lại. Nếu ngày chấm dứt còn vài tuần, nhân viên vẫn đang làm theo hợp đồng. Giữ nguyên lương, ca làm, quyền truy cập cần cho bàn giao; chỉ thu hồi khi đến ngày đã thoả thuận.
Đối xử nhất quán với những người khác. Nếu sau đó doanh nghiệp đề nghị thoả thuận với người khác, cách làm và mức hỗ trợ nên có logic nhất quán. Chênh lệch lớn không lý do dễ làm phát sinh khiếu nại phân biệt đối xử.
Lưu hồ sơ đầy đủ. Giữ bản dự thảo đầu, các thư trao đổi, bản đã ký, chứng từ chi. Những tài liệu này chứng minh nhân viên đã có thời gian đọc và đã thương lượng, tức là đồng ý thật.
Nói với nhóm một cách tôn trọng. Thông báo cho đồng nghiệp ngắn gọn, thống nhất trước với nhân viên sẽ nói gì. Tránh bình luận lý do; tin đồn tiêu cực về người đã nghỉ có thể làm phát sinh vấn đề khác.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được chủ động đề nghị nhân viên thoả thuận nghỉ không?
Được. Luật không cấm bên nào đưa ra đề nghị trước. Điều quan trọng là nhân viên có quyền từ chối thật sự, có thời gian cân nhắc, và không bị đe doạ hay gây áp lực. Thoả thuận chỉ hình thành khi cả hai bên cùng đồng ý.
Có bắt buộc phải trả thêm tiền hỗ trợ khi thoả thuận không?
Luật không bắt buộc khoản hỗ trợ ngoài các khoản luật định như lương, phép năm, trợ cấp thôi việc nếu có. Tuy vậy, nếu không có lợi ích gì thêm cho nhân viên, rất khó để họ đồng ý, và một thoả thuận không có lý do để đồng ý dễ bị nghi là ép.
Nhân viên ký thoả thuận rồi sau đó kiện thì sao?
Nếu quá trình thoả thuận minh bạch, có dự thảo gửi trước, có thời gian cân nhắc, có thư trao đổi, doanh nghiệp có tài liệu để chứng minh sự đồng ý thật. Nếu có dấu hiệu đe doạ hay lừa dối, thoả thuận có thể bị xem xét lại.
Có nên để nhân viên tự viết đơn xin nghỉ cho đơn giản không?
Không nên khi thực chất doanh nghiệp là bên muốn chấm dứt. Đơn xin nghỉ do doanh nghiệp yêu cầu viết dễ bị coi là ép buộc, và không giúp doanh nghiệp tránh được nghĩa vụ trợ cấp. Ghi đúng căn cứ thoả thuận an toàn hơn cho cả hai bên.
Nên cho nhân viên bao nhiêu ngày để cân nhắc?
Luật không quy định số ngày. Thực tế, vài ngày làm việc là khoảng thời gian thường thấy, đủ để đọc kỹ và hỏi người thân hay người làm nghề. Điều quan trọng là có thời gian thật, không phải hình thức.
Đề nghị thoả thuận với lao động nữ đang mang thai có được không?
Không bị cấm đề nghị, nhưng đây là nhóm được luật bảo vệ đặc biệt, và bất kỳ dấu hiệu gây áp lực nào cũng bị xem xét rất kỹ. Doanh nghiệp nên hỏi người làm nghề trước và đặc biệt cẩn trọng với thời gian cân nhắc, câu chữ, khoản hỗ trợ.