Chủ doanh nghiệp được quyền không ký tiếp hợp đồng xác định thời hạn mà không cần nêu lý do, nhưng phải làm đủ ba việc: kiểm xem người đó có thuộc nhóm luật bảo vệ hay không, ra văn bản thông báo chấm dứt, và thanh toán đủ các khoản trong thời hạn luật định. Làm thiếu một trong ba, việc "để hợp đồng hết hạn" vốn rất êm có thể biến thành tranh chấp.
Bài này viết cho chủ hộ kinh doanh, chủ quán, chủ doanh nghiệp vài chục người không có phòng nhân sự riêng. Nội dung gồm những điểm cần kiểm trước ngày hết hạn, cách nói chuyện để nhân viên không cảm thấy bị "đá", giấy tờ cần chuẩn bị, và những sai lầm khiến một hợp đồng hết hạn bị xem như đơn phương chấm dứt trái luật. Góc người lao động có ở bài riêng cùng danh mục.
Lịch việc gợi ý từ lúc quyết định đến ngày cuối
Luật không đặt khung từng ngày, nhưng một lịch việc cụ thể giúp chủ nhỏ không bị cuốn đến sát ngày mới xoay xở. Ví dụ giả định cho một hợp đồng hết hạn cuối tháng:
- Khoảng 6 đến 8 tuần trước: rà danh sách hợp đồng sắp hết hạn, ghi ngày hết hạn, số lần đã ký xác định thời hạn với từng người, tình trạng thai sản, công đoàn, nghỉ ốm.
- Khoảng 4 đến 6 tuần trước: quyết định ký tiếp hay không. Nếu không, chuẩn bị lý do để nói với nhân viên dù luật không bắt nêu, vì một lời giải thích thẳng thắn giảm rất nhiều phản ứng.
- Khoảng 3 đến 4 tuần trước: nói chuyện trực tiếp, sau đó gửi văn bản thông báo chấm dứt nêu ngày hợp đồng kết thúc. Nếu nội quy hoặc thoả ước có mốc báo trước riêng, làm đúng mốc đó.
- Trong thời gian còn lại: thống nhất danh sách bàn giao công việc, tài sản, tài khoản; tính trước tiền lương tháng cuối, phép năm còn tồn, trợ cấp thôi việc nếu có.
- Ngày hết hạn: nhận bàn giao, lập biên bản; không để nhân viên tiếp tục làm sau ngày này nếu đã quyết không ký tiếp, kể cả "làm thêm vài hôm cho xong việc".
- Trong 14 ngày làm việc sau đó: thanh toán đủ, hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả lại giấy tờ gốc nếu đang giữ.
Mốc 6 đến 8 tuần ở trên chỉ là gợi ý thực hành để có thời gian tuyển người thay; nó không phải yêu cầu của luật.
Bốn trường hợp phải dừng lại kiểm kỹ trước khi để hết hạn
Nhân viên là cán bộ công đoàn cơ sở đang trong nhiệm kỳ. Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng của thành viên ban lãnh đạo công đoàn cơ sở đang trong nhiệm kỳ được gia hạn đến hết nhiệm kỳ. Doanh nghiệp nhỏ thường không có công đoàn cơ sở, nhưng nếu có thì đây là điểm bắt buộc phải kiểm.
Lao động nữ đang mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Luật cho nhóm này được ưu tiên giao kết hợp đồng mới khi hợp đồng cũ hết hạn. Ưu tiên không có nghĩa là bắt buộc ký trong mọi hoàn cảnh, nhưng nếu vẫn quyết không ký tiếp thì chủ doanh nghiệp cần có lý do khách quan rõ ràng, ghi lại bằng giấy tờ, ví dụ vị trí đó không còn tồn tại.
Đã ký xác định thời hạn nhiều lần liên tiếp. Luật giới hạn số lần ký hợp đồng xác định thời hạn nối tiếp cho cùng người lao động. Nếu đã vượt giới hạn mà vẫn để nhân viên làm tiếp, hợp đồng thực chất đã là không xác định thời hạn và không thể "hết hạn" được nữa. Lúc đó cho nghỉ phải theo căn cứ đơn phương, có điều kiện và báo trước riêng.
Nhân viên đang có khiếu nại, đang nghỉ ốm dài hoặc vừa bị tai nạn lao động. Để hợp đồng hết hạn ngay sau một khiếu nại về lương hay an toàn rất dễ bị nhìn như trả đũa. Không phải trường hợp nào cũng bị cấm, nhưng đây là lúc nên hỏi người làm nghề trước khi quyết.
Nói chuyện thế nào để không thành tranh chấp
Phần lớn tranh chấp sau khi hết hạn không đến từ việc thiếu tiền trợ cấp, mà từ cảm giác bị đối xử thiếu tôn trọng: biết tin qua đồng nghiệp, nhận thông báo qua tin nhắn lúc nửa đêm, hay bị bảo nghỉ luôn từ mai trong khi còn hai tuần hợp đồng. Một cuộc nói chuyện riêng, ngắn và thẳng giải quyết được phần lớn những cảm giác đó.
Nên nói rõ quyết định ngay từ đầu thay vì vòng vo, sau đó mới giải thích ngắn gọn lý do trong phạm vi nói được: vị trí thay đổi, nhu cầu giảm, hoặc kết quả công việc chưa như kỳ vọng kèm vài ví dụ cụ thể. Tránh hứa hẹn kiểu "có việc sẽ gọi lại" nếu không có ý định đó. Tránh bàn tới chuyện riêng tư, tuổi tác, sức khoẻ hay kế hoạch sinh con của nhân viên; những câu như vậy có thể bị hiểu là lý do thật của quyết định.
Sau cuộc nói chuyện, đưa văn bản thông báo để nhân viên mang về đọc, kèm danh sách các khoản sẽ được thanh toán và ngày dự kiến. Nếu nhân viên hỏi những điều chủ không chắc, như bảo hiểm thất nghiệp, hãy hẹn trả lời sau khi đã hỏi cơ quan bảo hiểm hay kế toán, thay vì trả lời đại khái. Một lời hứa sai còn tệ hơn một lời hẹn kiểm lại rồi trả lời sau, miễn là hẹn ngày cụ thể và giữ đúng hẹn.
Văn bản thông báo chấm dứt khi hết hạn nên có gì
Luật không ban hành mẫu bắt buộc cho văn bản này. Dưới đây là bố cục nội dung nên có, để chủ doanh nghiệp tự soạn theo thực tế của mình:
| Phần | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thông tin hai bên | Tên cơ sở, người đại diện; họ tên, vị trí người lao động | Ghi đúng như trong hợp đồng |
| Căn cứ | Số và ngày ký hợp đồng, ngày hợp đồng hết hạn | Ghi rõ lý do chấm dứt là hết hạn hợp đồng |
| Ngày làm việc cuối cùng | Ngày cụ thể | Trùng hoặc trước ngày hết hạn, không sau |
| Các khoản thanh toán | Lương còn lại, phép năm, trợ cấp thôi việc nếu có, khoản khác | Có thể ghi "theo bảng tính đính kèm" |
| Thời điểm thanh toán | Ngày dự kiến | Trong thời hạn luật định |
| Bàn giao | Người nhận bàn giao, danh mục chính | Chi tiết để ở biên bản riêng |
| Giấy tờ bảo hiểm | Thời điểm hoàn tất xác nhận thời gian đóng | Nêu người phụ trách để nhân viên liên hệ |
Văn bản nên có chữ ký của người có thẩm quyền và một bản cho người lao động ký nhận. Nếu nhân viên không ký nhận, có thể gửi qua đường bưu chính có báo phát hoặc thư điện tử đã dùng trong công việc, và giữ lại bằng chứng gửi.
Những sai lầm biến hết hạn thành chấm dứt trái luật
Một số thói quen tưởng nhỏ nhưng có thể làm thay đổi bản chất của việc chấm dứt:
- Để nhân viên tiếp tục làm sau ngày hết hạn mà không ký gì, rồi vài tuần sau mới bảo nghỉ. Khi đó hợp đồng cũ vẫn đang được thực hiện; nếu quá mốc luật định thì đã thành hợp đồng không xác định thời hạn.
- Bắt nhân viên viết đơn "tự nguyện xin nghỉ" thay cho thông báo hết hạn. Việc này không giúp công ty tránh được trợ cấp, mà còn có thể bị xem là ép buộc.
- Cho nghỉ trước ngày hết hạn mà không trả lương cho những ngày còn lại của hợp đồng, với lý do "đằng nào cũng hết hạn". Ngày nào hợp đồng còn hiệu lực, ngày đó vẫn có ràng buộc.
- Giữ lại lương tháng cuối hoặc bằng cấp gốc để "đảm bảo bàn giao". Việc giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động là điều luật cấm.
- Quên tính trợ cấp thôi việc cho những năm chưa đóng bảo hiểm, đặc biệt ở hộ kinh doanh mới bắt đầu đóng bảo hiểm sau vài năm hoạt động.
Nếu nhân viên phản đối việc không ký tiếp và cho rằng hợp đồng đã chuyển sang không xác định thời hạn, chủ doanh nghiệp nên tạm dừng, gom lại toàn bộ hợp đồng và bảng lương, rồi hỏi người làm nghề trước khi trả lời bằng văn bản.
Khi nhân viên muốn ở lại: những lựa chọn ngoài "ký" và "không ký"
Không ít trường hợp nhân viên nghe tin rồi đề nghị được ở lại, có khi kèm điều kiện như giảm lương, đổi ca, chuyển sang việc khác. Chủ doanh nghiệp không có nghĩa vụ chấp nhận, nhưng nên nghe hết trước khi trả lời, vì đôi khi một phương án khác rẻ hơn chi phí tuyển và đào tạo người mới.
Nếu chọn ký tiếp với nội dung khác, cần ký hợp đồng mới hoặc phụ lục rõ ràng, không thay đổi bằng lời nói. Lưu ý giới hạn số lần ký xác định thời hạn: một lần ký tiếp hôm nay có thể khiến lần sau không còn được để hết hạn nữa mà phải chuyển sang không xác định thời hạn. Đây là điểm nhiều chủ nhỏ không tính trước, đến khi muốn dừng mới phát hiện hợp đồng không còn ngày kết thúc.
Nếu vẫn giữ quyết định không ký tiếp, nên trả lời sớm bằng văn bản, cảm ơn đề nghị và nhắc lại ngày làm việc cuối. Một số chủ chọn hỗ trợ thêm như viết thư xác nhận kinh nghiệm, giới thiệu sang chỗ quen đang tuyển, hay linh hoạt giờ giấc trong tuần cuối để nhân viên đi phỏng vấn. Những việc nhỏ này không bắt buộc, nhưng thường giữ được tiếng tốt cho cửa hàng trong khu vực, nơi người lao động hay hỏi nhau trước khi nộp đơn.
Quyết toán gọn và giữ hồ sơ sau khi nhân viên nghỉ
Bảng tính quyết toán nên được lập thành văn bản riêng, liệt kê từng khoản và cách tính, gửi cho nhân viên xem trước ngày chi. Bảng rõ ràng giúp nhân viên tự kiểm, và giúp chủ doanh nghiệp phát hiện chỗ thiếu trước khi thành chuyện. Trợ cấp thôi việc chỉ tính cho phần thời gian chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp; phần thời gian đã đóng thì quỹ bảo hiểm sẽ lo phần trợ cấp thất nghiệp nếu người lao động đủ điều kiện.
Chi trả nên qua chuyển khoản, nội dung chuyển khoản ghi rõ khoản gì. Thuế thu nhập cá nhân trên các khoản chi khi nghỉ việc có quy định riêng, kế toán cần đối chiếu văn bản thuế hiện hành; phần này không đi sâu ở đây.
Sau khi nhân viên nghỉ, giữ lại bộ hồ sơ gồm hợp đồng các lần ký, văn bản thông báo chấm dứt, biên bản bàn giao, bảng tính và chứng từ chi, giấy tờ bảo hiểm. Tranh chấp lao động cá nhân có thời hiệu để người lao động yêu cầu giải quyết, nên bộ hồ sơ này cần được giữ ít nhất qua khoảng thời gian đó. Cách đếm thời hiệu có ở bài riêng về các mốc thời gian lao động.
Câu hỏi thường gặp
Không ký tiếp hợp đồng có cần nêu lý do với nhân viên không?
Luật không bắt nêu lý do khi để hợp đồng xác định thời hạn hết hạn. Tuy vậy, một lời giải thích ngắn và thật giúp nhân viên chấp nhận dễ hơn. Không nên nêu những lý do liên quan đến giới tính, thai sản, tuổi tác, công đoàn vì có thể bị xem là phân biệt đối xử.
Hộ kinh doanh chỉ có vài nhân viên có phải làm văn bản thông báo không?
Có. Nghĩa vụ thông báo bằng văn bản khi hợp đồng chấm dứt áp dụng cho người sử dụng lao động nói chung, không phân biệt quy mô. Văn bản có thể ngắn gọn, nhưng cần nêu căn cứ hết hạn, ngày làm việc cuối và các khoản thanh toán.
Nhân viên hết hạn hợp đồng nhưng nhờ làm thêm một tuần để bàn giao có được không?
Được nếu hai bên thống nhất, nhưng nên ghi lại bằng văn bản và trả lương cho tuần đó. Để kéo dài không giấy tờ làm hợp đồng cũ tiếp tục được thực hiện, quá mốc luật định có thể thành hợp đồng không xác định thời hạn.
Nhân viên không chịu ký nhận văn bản thông báo thì xử lý sao?
Có thể lập biên bản có người làm chứng ghi nhận việc đã giao văn bản, gửi bản sao qua bưu chính có báo phát hoặc thư điện tử công việc. Mục đích là chứng minh đã thông báo, không phải buộc nhân viên đồng ý với quyết định.
Đang mang thai mà hết hạn hợp đồng thì chủ có bắt buộc phải ký tiếp không?
Luật quy định lao động nữ mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi được ưu tiên giao kết hợp đồng mới khi hợp đồng cũ hết hạn. Nếu vẫn quyết không ký tiếp, chủ cần lý do khách quan rõ ràng và có giấy tờ. Trường hợp này nên hỏi người làm nghề trước.
Không ký tiếp hợp đồng có phải báo cho cơ quan quản lý lao động không?
Hết hạn hợp đồng của một vài người thông thường không cần báo riêng như khi cắt giảm hàng loạt vì lý do kinh tế. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải khai báo biến động lao động và báo giảm bảo hiểm theo quy định, kế toán nên kiểm thủ tục hiện hành.