Bộ luật Lao động 2019 không cho xử lý kỷ luật lao động đối với người đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ việc được đồng ý; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả xác minh, kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với một số hành vi nghiêm trọng; lao động nữ mang thai; người đang nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Vi phạm vẫn được ghi nhận, nhưng việc xử lý phải chờ hết thời gian đó, và luật có cơ chế kéo dài thời hiệu để công ty không mất quyền.
Câu hỏi này đến nhiều nhất từ chủ cửa hàng, chủ xưởng nhỏ không có phòng pháp chế: nhân viên thu ngân đang có thai bị phát hiện thiếu tiền quỹ, công nhân đang nghỉ ốm thì lộ chuyện làm giả chấm công, nhân viên bị công an tạm giữ vì một vụ việc ngoài giờ làm. Chủ doanh nghiệp thấy bị trói tay; người lao động thì lo sẽ bị "xử" ngay khi quay lại. Bài này đi theo góc người quản lý, nhưng cũng giúp người lao động biết quyền của mình trong lúc chờ.
Không phải thủ tục kỷ luật nào cũng được bàn ở đây; trình tự họp kỷ luật, cách viết bản tường trình, cách đếm thời hiệu có chuyên mục riêng trong cụm. Bài này chỉ trả lời: trong thời gian người vi phạm đang được bảo vệ, công ty được làm gì và không được làm gì.
Các nhóm không được xử lý kỷ luật và lúc nào hết
Bảng dưới gom các trường hợp luật liệt kê, kèm mốc kết thúc thông thường. Mốc cụ thể trong từng hồ sơ phụ thuộc giấy tờ của người lao động.
| Trường hợp | Bắt đầu | Thường kết thúc khi |
|---|---|---|
| Nghỉ ốm đau, điều dưỡng | Ngày bắt đầu nghỉ theo chỉ định của cơ sở y tế | Hết thời gian nghỉ ghi trong giấy tờ y tế |
| Nghỉ việc được công ty đồng ý | Ngày đầu kỳ nghỉ đã duyệt | Ngày cuối kỳ nghỉ |
| Đang bị tạm giữ, tạm giam | Ngày bị tạm giữ | Được trả tự do, hoặc có bản án |
| Chờ kết quả xác minh, kết luận của cơ quan có thẩm quyền về một số hành vi như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, dùng ma tuý tại nơi làm việc | Khi vụ việc được chuyển cơ quan có thẩm quyền | Có kết luận |
| Lao động nữ mang thai | Thời điểm có thai | Sinh con hoặc thai kỳ kết thúc |
| Nghỉ thai sản | Ngày bắt đầu nghỉ | Hết thời gian nghỉ thai sản |
| Nuôi con dưới 12 tháng tuổi | Ngày sinh của con | Con tròn 12 tháng |
Ngoài các nhóm trên còn một trường hợp khác hẳn về bản chất: người lao động vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi thì không bị xử lý kỷ luật. Đây không phải hoãn mà là miễn, vì người đó không có lỗi theo nghĩa pháp lý.
Việc công ty nên làm ngay khi phát hiện vi phạm
Thời gian bảo vệ không phải lý do để bỏ mặc. Ngược lại, đây là lúc cần làm thật chặt phần ghi nhận, vì khi xử lý sau vài tháng, ký ức của nhân chứng đã mờ và chứng cứ có thể mất. Trình tự gợi ý:
- Lập biên bản ghi nhận sự việc ngay khi phát hiện: thời gian, địa điểm, nội dung vi phạm, người phát hiện, người làm chứng, thiệt hại ban đầu nếu có.
- Thu thập và lưu chứng cứ: trích xuất camera, sổ sách, kết quả kiểm kê, tin nhắn, lời khai của người làm chứng có chữ ký.
- Thông báo cho người lao động biết sự việc đã được ghi nhận và sẽ được xem xét sau khi hết thời gian bảo vệ. Nếu họ muốn giải trình sớm bằng văn bản, nhận và lưu lại.
- Xác định chính xác ngày hết thời gian bảo vệ và ghi lịch nhắc; tính trước thời hiệu và khả năng kéo dài.
- Nếu cần ngăn rủi ro tiếp diễn, cân nhắc tạm đình chỉ công việc hoặc tạm thời điều chỉnh nhiệm vụ trong phạm vi luật cho phép.
- Nếu hành vi có dấu hiệu tội phạm, báo cơ quan có thẩm quyền. Khi đó người lao động có thể chuyển sang nhóm "đang chờ kết luận", và việc xử lý chờ kết quả.
Biên bản ghi nhận không phải là quyết định kỷ luật. Đừng ghi vào đó hình thức xử lý hay câu chữ có tính kết luận như "đã xác định sai phạm, sẽ sa thải", vì điều đó có thể bị coi là đã xử lý trong thời gian bị cấm.
Tạm đình chỉ công việc: công cụ có điều kiện
Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ vi phạm có tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để họ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Ví dụ một thủ kho bị nghi ngờ làm thất thoát hàng, để người đó tiếp tục giữ chìa khoá kho trong lúc kiểm kê là không hợp lý.
Tạm đình chỉ có giới hạn chặt. Công ty phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên. Thời hạn không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ. Hết thời hạn, công ty phải cho người lao động trở lại làm việc. Nếu sau đó họ bị xử lý kỷ luật, không phải trả lại tiền đã tạm ứng; nếu không bị xử lý, được trả đủ tiền lương cho thời gian bị đình chỉ.
Với người đang mang thai hay nuôi con nhỏ, tạm đình chỉ không phải là hình thức kỷ luật nên luật không cấm thẳng. Nhưng việc kéo dài tạm đình chỉ, cắt nửa lương của một người đang mang thai sẽ bị soi rất kỹ. Chỉ dùng khi thật sự cần cho việc xác minh, với thời gian ngắn nhất có thể, và cân nhắc phương án nhẹ hơn như tạm thời đổi nhiệm vụ không đụng đến tài sản, tiền quỹ mà vẫn giữ lương.
Với người đang nghỉ ốm hay đang bị tạm giam, tạm đình chỉ thường không cần, vì người đó đã không có mặt ở nơi làm việc.
Những lối tắt bị cấm mà chủ doanh nghiệp hay mắc
Trừ lương thay cho kỷ luật. Bộ luật Lao động 2019 cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Thấy chưa kỷ luật được thì trừ thẳng vào lương tháng là vi phạm, dù số tiền nhỏ.
Ép ký đơn xin nghỉ. Gọi người vi phạm lên, đưa ra chứng cứ rồi đề nghị "tự viết đơn nghỉ cho đẹp hồ sơ" là cách nhiều nơi làm. Nếu người đó đang mang thai và sau này chứng minh được bị ép, lá đơn có thể bị xem là không tự nguyện, và công ty vừa mất quyền xử lý vi phạm vừa gánh hậu quả chấm dứt trái luật.
Không giao việc, bỏ ra rìa. Để người lao động ngồi không, không giao việc mà vẫn trả lương nhằm "ép tự nghỉ" là đối xử bất lợi. Nó cũng làm hỏng không khí làm việc của cả nhóm.
Xử lý luôn vì "vi phạm rõ ràng". Mức độ rõ ràng của vi phạm không thay đổi lệnh cấm. Một quyết định sa thải trong thời gian bảo vệ có thể bị huỷ dù hành vi là thật, và công ty sẽ phải làm lại từ đầu, nếu còn thời hiệu.
Bồi thường thiệt hại và kỷ luật là hai chuyện
Khi vi phạm gây thiệt hại tài sản, như làm mất tiền quỹ, làm hỏng máy móc, chủ doanh nghiệp thường muốn vừa kỷ luật vừa đòi bồi thường. Theo Bộ luật Lao động 2019, bồi thường thiệt hại là một trách nhiệm riêng, mức bồi thường tuỳ lỗi, thiệt hại thực tế và hoàn cảnh của người lao động; với thiệt hại do sơ suất ở mức không nghiêm trọng, luật giới hạn mức bồi thường tối đa, và nếu khấu trừ dần vào lương thì có giới hạn phần trăm mỗi tháng.
Trình tự xem xét bồi thường thường được quy định trong nội quy lao động và văn bản hướng dẫn, nhiều nơi áp dụng các bước tương tự như xử lý kỷ luật. Vì vậy, với người đang trong thời gian bảo vệ, cách thận trọng là cũng hoãn việc ra quyết định bồi thường cho đến khi hết thời gian đó, trừ khi người lao động tự nguyện thoả thuận hoàn trả. Bạn nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành và nội quy của chính doanh nghiệp.
Nếu người lao động tự nguyện hoàn trả, hãy ghi thành biên bản, nêu rõ số tiền, cách trả, và nói rõ việc hoàn trả này không thay thế việc xem xét kỷ luật sau này nếu có. Như vậy, cả hai bên đều biết mình đang ở đâu.
Với thiệt hại lớn hoặc có dấu hiệu chiếm đoạt, con đường dân sự hay hình sự nằm ngoài quan hệ kỷ luật lao động. Lúc đó chủ doanh nghiệp nên làm việc với luật sư thay vì tự xử lý trong nội bộ.
Góc người lao động: quyền của bạn trong lúc chờ
Nếu bạn là người đang mang thai, đang nghỉ ốm hay vừa được trả tự do sau tạm giữ, và biết công ty đã ghi nhận một vi phạm, đừng nghĩ rằng thời gian bảo vệ sẽ xoá mọi chuyện. Luật chỉ hoãn, không miễn. Cách khôn ngoan là dùng thời gian này để chuẩn bị, không phải để trì hoãn.
Bạn có quyền xem biên bản ghi nhận sự việc và đề nghị ghi ý kiến của mình vào đó. Nếu thấy biên bản sai, đừng ký xác nhận nội dung; có thể ký với ghi chú "đã nhận, không đồng ý với nội dung" và gửi bản giải trình riêng. Giữ bản sao mọi giấy tờ công ty đưa cho bạn.
Trong lúc chờ, công ty không được trừ lương thay kỷ luật, không được ép bạn ký đơn nghỉ, và nếu tạm đình chỉ công việc thì phải đúng điều kiện, đúng thời hạn, có tạm ứng lương. Nếu thấy bị đối xử như vậy, ghi lại sự việc và nhờ công đoàn cơ sở can thiệp. Khi đến buổi họp kỷ luật sau này, bạn có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa, kể cả luật sư; chuẩn bị nội dung trình bày có chuyên mục riêng trong cụm.
Một lựa chọn nữa là chủ động trao đổi với công ty để khắc phục, như hoàn trả thiệt hại, cam kết không tái phạm. Thái độ hợp tác thường được xem xét khi quyết định hình thức kỷ luật, và có khi giúp hai bên tránh được hình thức nặng nhất.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên đang mang thai làm mất tiền quỹ, công ty có được trừ vào lương không?
Không được trừ lương như một hình thức phạt. Nếu nhân viên tự nguyện hoàn trả, lập biên bản ghi rõ. Nếu không, việc xem xét bồi thường và kỷ luật nên chờ hết thời gian bảo vệ, theo đúng trình tự và giới hạn khấu trừ mà luật quy định.
Hết thời gian bảo vệ thì công ty có bao lâu để xử lý kỷ luật?
Nếu thời hiệu đã hết hoặc còn quá ngắn tại thời điểm hết bảo vệ, Bộ luật Lao động 2019 cho kéo dài thời hiệu thêm một khoảng có giới hạn. Cách đếm ngày cụ thể nằm ở chuyên mục thời hạn; công ty nên ghi lịch nhắc ngay khi phát hiện vi phạm.
Người lao động bị tạm giam thì hợp đồng còn không?
Thời gian bị tạm giữ, tạm giam là một trong những trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động. Nếu sau đó bị kết án tù không được hưởng án treo hoặc thuộc trường hợp luật định khác, hợp đồng có thể chấm dứt theo luật; nếu được trả tự do, người lao động quay lại làm việc.
Tạm đình chỉ công việc nhân viên đang mang thai có vi phạm luật không?
Tạm đình chỉ không phải là hình thức kỷ luật nên không bị cấm thẳng, nhưng phải đủ điều kiện luật định: tình tiết phức tạp, cần cho việc xác minh, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện, đúng thời hạn và tạm ứng lương. Với người mang thai, nên cân nhắc phương án nhẹ hơn.
Nhân viên nghỉ ốm liên tục mỗi khi bị gọi họp kỷ luật thì công ty làm sao?
Nghỉ ốm có chỉ định của cơ sở y tế là thời gian không được xử lý kỷ luật. Công ty có thể đề nghị xác minh giấy tờ y tế với cơ sở cấp. Nếu phát hiện giấy tờ giả, đó là vi phạm mới. Luật cũng có cơ chế kéo dài thời hiệu để công ty không mất quyền.
Người lao động có được xin giải trình trước khi hết thời gian bảo vệ không?
Có thể. Người lao động có quyền gửi bản giải trình bằng văn bản bất cứ lúc nào để ghi lại quan điểm của mình khi ký ức còn rõ. Công ty nên nhận và lưu vào hồ sơ; việc nhận giải trình không phải là xử lý kỷ luật.