Biên bản thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi lại việc hai bên cùng đồng ý kết thúc hợp đồng trước hoặc đúng thời điểm, kèm các điều kiện đi theo. Bộ luật Lao động 2019 công nhận "hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động" là một căn cứ chấm dứt riêng, nhưng không ban hành mẫu biên bản bắt buộc. Vì vậy chất lượng của biên bản phụ thuộc hoàn toàn vào việc hai bên viết những gì vào đó.
Một biên bản tốt trả lời được ba câu hỏi: hợp đồng chấm dứt vào ngày nào, ai được nhận gì và khi nào, còn nghĩa vụ nào kéo dài sau ngày nghỉ. Bài này đưa ra bố cục nội dung nên có, giải thích vì sao từng phần quan trọng, và chỉ ra những câu chữ thường gây tranh chấp. Đây không phải "mẫu chuẩn" để chép nguyên; mỗi trường hợp cần chỉnh theo hợp đồng gốc và thoả thuận thực tế của hai bên.
Thoả thuận chấm dứt khác gì đơn xin nghỉ và quyết định cho nghỉ
Đơn xin nghỉ là ý chí của một bên, người lao động, và nếu công ty không đồng ý thì phải đi theo đường đơn phương với điều kiện báo trước. Quyết định cho nghỉ là ý chí của công ty, phải có căn cứ luật định. Thoả thuận thì khác: cả hai cùng muốn kết thúc, nên không cần căn cứ, không cần báo trước theo số ngày luật định, và có thể đặt ngày chấm dứt bất kỳ mà hai bên cùng chọn.
Chính vì linh hoạt như vậy, thoả thuận là con đường được nhiều doanh nghiệp và người lao động chọn để chia tay êm. Nhưng cũng vì linh hoạt, mọi điều không viết ra sẽ rất khó chứng minh. Câu "hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng" không nói được bạn có nhận tiền hỗ trợ hay không, có phải bàn giao gì không, công ty có xác nhận kinh nghiệm cho bạn không.
Trong thực tế, nhiều nơi dùng chung tên "biên bản thanh lý hợp đồng lao động" cho cả trường hợp hết hạn, đơn phương hay thoả thuận. Tên gọi không quan trọng bằng nội dung. Nếu bản chất là thoả thuận, nên ghi rõ căn cứ chấm dứt là hai bên thoả thuận, để sau này khi xét trợ cấp thôi việc hay hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp không ai phải đoán.
Bố cục nội dung nên có trong biên bản
Bảng sau là khung các phần nên có. Thứ tự có thể thay đổi; quan trọng là không bỏ phần nào áp dụng cho trường hợp của bạn.
| Phần | Nên ghi | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Thông tin hai bên | Tên doanh nghiệp, người ký và tư cách ký; họ tên, số định danh, vị trí người lao động | Người ký phía công ty phải có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền |
| Hợp đồng gốc | Số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng, các phụ lục | Xác định đúng hợp đồng nào đang chấm dứt |
| Căn cứ chấm dứt | Hai bên thoả thuận chấm dứt | Liên quan trực tiếp đến trợ cấp và hồ sơ bảo hiểm |
| Ngày chấm dứt | Ngày cụ thể, ngày làm việc cuối | Mốc để tính lương, bảo hiểm, thời hạn thanh toán |
| Các khoản tiền | Từng khoản, số tiền hoặc cách tính, đã gồm hay chưa gồm thuế | Tránh hiểu khác nhau về con số cuối cùng |
| Thời hạn và cách trả | Ngày trả, chuyển khoản vào tài khoản nào | Có mốc để đối chiếu nếu trả chậm |
| Bàn giao | Danh mục công việc, tài sản, tài khoản; người nhận | Tránh giữ tiền vì "chưa bàn giao xong" |
| Bảo hiểm và giấy tờ | Thời điểm xác nhận thời gian đóng, trả giấy tờ gốc | Không có giấy này khó làm thủ tục tiếp theo |
| Nghĩa vụ sau khi nghỉ | Bảo mật, không lôi kéo khách hàng nếu có | Phạm vi và thời hạn phải hợp lý, rõ ràng |
| Chữ ký | Hai bên ký, mỗi bên giữ bản có giá trị như nhau | Mỗi người phải có bản của mình |
Nếu biên bản có nhiều trang, nên ký nháy từng trang hoặc đóng giáp lai theo thói quen của doanh nghiệp, để tránh tranh cãi về việc trang nào là bản đã thống nhất.
Phần tiền: viết sao cho không thể hiểu hai cách
Tách từng khoản. Lương những ngày đã làm, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc theo luật, thưởng còn lại, khoản hỗ trợ thêm do hai bên thoả thuận. Gộp chung thành "tổng các khoản" rất dễ dẫn tới chuyện sau này không biết trợ cấp thôi việc đã được trả hay chưa.
Ghi trước thuế hay sau thuế. Một khoản hỗ trợ ghi "X đồng" có thể bị hiểu là số thực nhận hoặc số trước khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Ghi rõ một trong hai, và nếu là trước thuế thì ghi ai chịu trách nhiệm khấu trừ. Cách tính thuế cho khoản chi khi nghỉ việc theo văn bản thuế hiện hành, nên hỏi kế toán.
Điều kiện trả tiền. Nếu khoản hỗ trợ chỉ trả khi bàn giao xong, ghi rõ "bàn giao xong" là gì: danh mục nào, ai xác nhận, trong bao lâu. Điều kiện mơ hồ là cửa để một bên giữ tiền vô thời hạn.
Ví dụ giả định. Anh Tùng thoả thuận nghỉ với một công ty ở Bắc Ninh, biên bản ghi "công ty hỗ trợ 2 tháng lương". Sau đó hai bên cãi nhau vì anh hiểu là lương tổng gồm phụ cấp, còn công ty hiểu là lương cơ bản ghi trong hợp đồng. Một cụm "2 tháng lương theo mức ghi tại Điều X của hợp đồng, tương đương Y đồng" là đủ để tránh chuyện này.
Những câu chữ dễ gây tranh chấp
Có những câu thường được thêm vào cuối biên bản với ý tốt là "cho xong mọi chuyện", nhưng lại là nguồn tranh chấp nhiều nhất:
- "Người lao động cam kết không khiếu nại, khởi kiện dưới bất kỳ hình thức nào." Câu này không làm mất các quyền luật định nếu sau đó phát hiện khoản luật bắt buộc chưa được trả; nó chỉ khiến hai bên tốn công tranh luận về hiệu lực.
- "Hai bên không còn nghĩa vụ gì với nhau." Nếu đi kèm điều khoản bảo mật hay hoàn trả tài sản, hai câu sẽ mâu thuẫn. Nên viết "trừ các nghĩa vụ nêu tại mục…".
- "Người lao động tự nguyện xin nghỉ." Nếu thực chất là thoả thuận, câu này làm mờ căn cứ chấm dứt. Nên dùng đúng chữ "hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng".
- Cam kết không làm cho đối thủ trong thời gian dài, phạm vi rộng, không có khoản bù đắp. Mức độ ràng buộc của loại cam kết này còn nhiều tranh luận; nếu là điều kiện quan trọng với bạn, nên hỏi người làm nghề trước khi ký.
- Ngày chấm dứt ghi lùi về trước ngày ký, trong khi bạn vẫn đi làm và nhận lương đến ngày ký. Ngày ghi lùi gây lệch hồ sơ bảo hiểm và có thể làm mất quyền lợi của những ngày đó.
Mỗi bên đều có quyền đề nghị sửa câu chữ trước khi ký. Một biên bản do một bên soạn sẵn không có nghĩa là bên kia phải ký nguyên văn.
Phần bàn giao và nghĩa vụ kéo dài sau ngày nghỉ
Bàn giao là chỗ hay bị viết qua loa nhất, trong khi lại là lý do phổ biến để giữ tiền. Thay vì một câu chung chung "người lao động bàn giao đầy đủ công việc", nên liệt kê các nhóm chính: hồ sơ, tài liệu đang xử lý; tài sản như máy tính, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khoá; tài khoản đăng nhập hệ thống, hộp thư, mạng xã hội của công ty; các khoản tạm ứng chưa quyết toán. Ghi tên người nhận bàn giao phía công ty và thời hạn hoàn tất.
Với nghĩa vụ sau ngày nghỉ, điều khoản bảo mật thông tin kinh doanh là phổ biến và hợp lý khi phạm vi rõ ràng: thông tin nào, trong bao lâu. Nếu hợp đồng gốc hay thoả thuận bảo mật riêng đã có, biên bản chỉ cần dẫn lại, không cần viết thêm một phiên bản khác dễ mâu thuẫn.
Cũng nên ghi việc công ty có cấp giấy xác nhận kinh nghiệm hay thư giới thiệu hay không. Luật không bắt buộc thư giới thiệu, nhưng một dòng thống nhất trước giúp người lao động khỏi phải xin lại sau khi đã rời đi, lúc người quản lý cũ có thể cũng đã chuyển chỗ.
Trình tự lập và ký biên bản cho gọn
Một trình tự gọn giúp cả hai bên có thời gian đọc kỹ và tránh ký vội:
- Hai bên trao đổi miệng hoặc qua thư để chốt các điểm chính: ngày chấm dứt, các khoản tiền, bàn giao.
- Một bên soạn dự thảo theo các điểm đã chốt, gửi bên kia trước ít nhất vài ngày.
- Bên nhận đọc, đánh dấu chỗ chưa rõ, hỏi lại hoặc đề nghị sửa bằng văn bản.
- Thống nhất bản cuối; kiểm tra lại các con số với bảng lương và sổ phép.
- Ký, mỗi bên giữ một bản; nếu ký điện tử thì lưu file đã ký và thư trao đổi.
- Thực hiện bàn giao, thanh toán theo đúng mốc đã ghi; lưu chứng từ chuyển khoản.
Nếu một bên muốn ký ngay trong buổi gặp mà chưa cho đọc trước, bên kia có quyền đề nghị mang về đọc. Áp lực ký ngay là dấu hiệu nên chậm lại, không phải nhanh lên.
Khi nào nên nhờ người làm nghề xem trước
Phần lớn biên bản thoả thuận chấm dứt cho một vị trí bình thường không cần nhờ luật sư, nếu hai bên đọc kỹ và ghi rõ từng khoản. Nhưng có những tình huống mà một buổi hỏi người làm nghề rẻ hơn rất nhiều so với tranh chấp sau này.
Đó là khi khoản hỗ trợ lớn so với thu nhập, khi biên bản có cam kết không cạnh tranh hoặc bảo mật kéo dài, khi bạn đang trong nhóm được luật bảo vệ đặc biệt như mang thai hay nuôi con nhỏ, khi có cổ phần, quyền chọn mua cổ phần hay khoản thưởng dài hạn, hoặc khi bạn cảm thấy bị dồn vào việc phải ký. Với phía doanh nghiệp, đó là khi thoả thuận với nhiều người cùng lúc, có thể bị nhìn như một đợt cắt giảm trá hình.
Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để có góc nhìn ban đầu về bản dự thảo của mình trước khi quyết định có cần thuê người xem kỹ hay không.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận chấm dứt có cần báo trước như khi đơn phương không?
Không. Khi hai bên cùng đồng ý, ngày chấm dứt là ngày hai bên chọn, không bị ràng buộc bởi số ngày báo trước của trường hợp đơn phương. Tuy vậy, nên để đủ thời gian bàn giao và cho cả hai bên đọc kỹ biên bản trước khi ký.
Biên bản thoả thuận có cần công chứng không?
Luật không yêu cầu công chứng biên bản thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản là có giá trị. Điều quan trọng là người ký phía công ty có thẩm quyền và nội dung rõ ràng.
Công ty soạn sẵn biên bản, người lao động có được sửa không?
Được. Biên bản là thoả thuận của hai bên, nên mỗi bên đều có quyền đề nghị sửa câu chữ, con số hay điều kiện trước khi ký. Nếu công ty không đồng ý sửa, bạn có quyền không ký và hai bên quay lại các căn cứ chấm dứt khác.
Ký biên bản rồi phát hiện thiếu tiền phép năm thì sao?
Các khoản luật bắt buộc như tiền phép năm chưa nghỉ không mất đi chỉ vì biên bản không nhắc tới. Bạn nên gửi văn bản đề nghị công ty thanh toán bổ sung, kèm căn cứ số ngày phép còn lại. Nếu không được giải quyết, có thể nhờ hoà giải viên lao động.
Có nên ghi khoản hỗ trợ là "trọn gói" không?
Ghi trọn gói dễ gây hiểu nhầm khoản đó đã bao gồm trợ cấp thôi việc, phép năm hay chưa. Tốt hơn là tách từng khoản, rồi mới cộng tổng. Nếu hai bên thật sự muốn một con số trọn gói, ghi rõ nó bao gồm những khoản nào.
Ký điện tử biên bản thoả thuận có giá trị không?
Văn bản điện tử và chữ ký điện tử được pháp luật công nhận trong nhiều giao dịch, nhưng giá trị chứng minh phụ thuộc vào cách ký và cách lưu. Nếu ký điện tử, nên lưu file đã ký cùng thư trao đổi, và đối chiếu quy định về giao dịch điện tử hiện hành.