Với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động, và giấy phép lao động hết hiệu lực là một căn cứ riêng làm chấm dứt hợp đồng. Nói cách khác, hợp đồng của họ sống cùng giấy phép: giấy phép hết thì hợp đồng cũng hết, trừ khi được gia hạn hoặc cấp mới kịp thời.
Bài này nói về phía chấm dứt: các trường hợp giấy phép hết hiệu lực, những khoản người lao động nước ngoài được nhận khi nghỉ, các nghĩa vụ của doanh nghiệp, và những việc liên quan tới cư trú, thuế khi họ rời đi. Thủ tục xin, gia hạn, miễn giấy phép lao động thuộc trang chuyên về giấy phép, ở đây chỉ nhắc khi cần.
Vì sao hợp đồng gắn với giấy phép lao động
Với người lao động Việt Nam, hợp đồng có thể kéo dài vô thời hạn. Với người nước ngoài, quyền làm việc tại Việt Nam được xác lập qua giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép, đều có thời hạn. Vì vậy luật không cho hợp đồng dài hơn giấy phép, và cho phép hai bên ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp, khác với giới hạn số lần ký áp dụng cho người lao động trong nước.
Hệ quả thực tế là doanh nghiệp phải theo dõi cùng lúc hai ngày: ngày hết hạn hợp đồng và ngày hết hạn giấy phép. Nếu muốn tiếp tục, phải gia hạn hoặc xin cấp mới giấy phép trước, rồi mới ký hợp đồng mới tương ứng. Để giấy phép hết hiệu lực trong khi người lao động vẫn đi làm là rủi ro cho cả hai bên: người lao động làm việc không có giấy phép, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định.
Khi không tiếp tục, hợp đồng chấm dứt và các nghĩa vụ đi theo. Phần dưới phân biệt các trường hợp giấy phép hết hiệu lực, vì không phải lúc nào cũng là "hết hạn" đơn thuần.
Những trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực
Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực. Ở mức nguyên tắc, gồm các nhóm sau; danh sách đầy đủ và cách áp dụng bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành:
- Giấy phép hết thời hạn ghi trên giấy.
- Hợp đồng lao động chấm dứt vì một căn cứ khác, ví dụ hai bên thoả thuận, người lao động hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt.
- Nội dung hợp đồng lao động không đúng nội dung giấy phép đã cấp, hoặc người lao động làm việc không đúng nội dung giấy phép.
- Hợp đồng trong lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép, như hợp đồng cung cấp dịch vụ hay hợp đồng với đối tác nước ngoài, đã hết hạn hoặc chấm dứt.
- Phía nước ngoài có văn bản thông báo thôi cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam sử dụng người lao động chấm dứt hoạt động.
- Giấy phép bị thu hồi.
Ngoài ra, người lao động nước ngoài bị trục xuất theo bản án, quyết định có hiệu lực cũng là một căn cứ chấm dứt hợp đồng riêng. Các trường hợp này dẫn tới hệ quả khác nhau về trợ cấp, nên doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ khi ra quyết định.
Người lao động nước ngoài được nhận gì khi nghỉ
Nguyên tắc chung là các khoản luật bắt buộc áp dụng như với người lao động trong nước, trừ chỗ luật có quy định riêng. Bảng dưới để hai bên đối chiếu:
| Khoản | Nguyên tắc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lương những ngày đã làm | Trả đủ theo hợp đồng | Lương bằng ngoại tệ hay đồng Việt Nam theo quy định quản lý ngoại hối, đối chiếu |
| Tiền phép năm chưa nghỉ | Thanh toán khi thôi việc | Như người lao động trong nước |
| Trợ cấp thôi việc | Tuỳ căn cứ chấm dứt | Giấy phép hết hiệu lực không nằm trong nhóm được xét; hết hạn hợp đồng, thoả thuận thì được xét |
| Thời gian tính trợ cấp | Trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp | Người nước ngoài trước nay không thuộc diện bảo hiểm thất nghiệp, nên thời gian tính có thể là toàn bộ; đối chiếu luật mới |
| Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội | Nếu thuộc diện đóng bắt buộc | Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và hướng dẫn hiện hành |
| Giấy tờ gốc | Trả lại nếu doanh nghiệp đang giữ | Hộ chiếu là giấy tờ cá nhân, doanh nghiệp không được giữ |
Chỗ dễ tranh cãi nhất là trợ cấp thôi việc khi hợp đồng và giấy phép hết cùng một ngày: hết hạn hợp đồng thuộc nhóm được xét trợ cấp, còn giấy phép hết hiệu lực thì không. Cách xác định căn cứ trong trường hợp trùng nhau chưa thật thống nhất trong thực tế áp dụng; hai bên nên thống nhất bằng văn bản từ khi ký hợp đồng, và khi có số tiền lớn thì hỏi người làm nghề.
Doanh nghiệp làm gì khi không tiếp tục với người lao động nước ngoài
Trình tự gợi ý cho phía doanh nghiệp, áp dụng cho cả trường hợp hết hạn lẫn thoả thuận nghỉ sớm:
- Xác định căn cứ chấm dứt cụ thể và ngày chấm dứt; nếu là thoả thuận, lập biên bản song ngữ hoặc có bản dịch người lao động hiểu được.
- Thông báo bằng văn bản cho người lao động, nêu các khoản thanh toán và thời hạn trả.
- Thanh toán trong thời hạn luật định; nếu chuyển tiền ra nước ngoài, lưu ý thủ tục ngân hàng để không lỡ hạn.
- Hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội nếu người lao động thuộc diện đóng, xác nhận thời gian đóng; người lao động có thể quan tâm tới các chế độ khi rời Việt Nam theo quy định hiện hành.
- Thực hiện thủ tục với cơ quan quản lý lao động về việc giấy phép hết hiệu lực hoặc nộp lại giấy phép theo nghị định hiện hành; cơ quan tiếp nhận ở cấp tỉnh, đối chiếu nơi tiếp nhận sau sắp xếp năm 2025.
- Làm thủ tục liên quan tới thị thực, thẻ tạm trú với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, vì doanh nghiệp thường là đơn vị bảo lãnh.
- Phối hợp quyết toán thuế thu nhập cá nhân trước khi người lao động rời Việt Nam; chi tiết thuộc mảng thuế.
Các mốc thời hạn cho từng thủ tục hành chính trên thay đổi theo văn bản, nên kiểm lại với cơ quan tiếp nhận ngay khi biết sẽ chấm dứt.
Góc người lao động nước ngoài: những điều nên hỏi trước khi rời đi
Nếu bạn là người lao động nước ngoài sắp hết hợp đồng, việc đầu tiên là hỏi doanh nghiệp có ý định gia hạn hay không, đủ sớm để còn thời gian xin gia hạn giấy phép nếu cả hai muốn tiếp tục. Đừng để đến tuần cuối mới hỏi.
Nếu không tiếp tục, hãy đề nghị doanh nghiệp ghi rõ căn cứ chấm dứt, đặc biệt khi bạn đã làm từ đủ 12 tháng, vì căn cứ quyết định trợ cấp thôi việc. Hỏi danh sách các khoản thanh toán, cách quy đổi nếu lương ghi bằng ngoại tệ, và ngày trả. Hỏi về bảo hiểm xã hội: bạn đã đóng bao lâu, có chế độ gì khi rời Việt Nam theo quy định hiện hành.
Kiểm thời hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú của bạn và gia đình gắn với doanh nghiệp bảo lãnh. Khi hợp đồng chấm dứt, tình trạng cư trú có thể thay đổi; nếu bạn định ở lại tìm việc mới hay chuyển sang doanh nghiệp khác, cần tìm hiểu thủ tục ngay. Việc chuyển sang doanh nghiệp khác thường cần giấy phép lao động mới; trang chuyên về giấy phép có bài riêng về điểm này.
Ví dụ giả định: giấy phép hết hạn giữa dự án
Một công ty cơ khí ở Bắc Ninh thuê một kỹ sư nước ngoài theo hợp đồng hai năm, đúng bằng thời hạn giấy phép lao động. Ba tháng trước ngày hết hạn, dự án bị lùi tiến độ, công ty muốn giữ kỹ sư thêm sáu tháng. Bộ phận nhân sự chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép ngay, báo cho kỹ sư biết lịch dự kiến, và thống nhất rằng hợp đồng mới chỉ ký sau khi giấy phép được gia hạn.
Giả sử hồ sơ gia hạn bị trả lại vì thiếu giấy tờ và không kịp trước ngày hết hạn. Công ty không để kỹ sư tiếp tục làm "tạm" trong khi chưa có giấy phép, mà chấm dứt hợp đồng đúng ngày, thanh toán đủ, đồng thời tiếp tục hoàn thiện hồ sơ để xin cấp mới. Khi có giấy phép mới, hai bên ký hợp đồng mới. Khoảng gián đoạn làm dự án chậm thêm vài tuần, nhưng tránh được rủi ro cho cả hai bên.
Bài học ở đây là theo dõi ngày hết hạn từ sớm và không coi giấy phép là thủ tục có thể "bổ sung sau".
Tranh chấp với người lao động nước ngoài: điểm cần lưu ý
Tranh chấp giữa doanh nghiệp tại Việt Nam và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhìn chung được giải quyết theo pháp luật Việt Nam, qua các con đường như hoà giải viên lao động, hội đồng trọng tài lao động, hoặc toà án. Một số hợp đồng có điều khoản chọn luật hay cơ quan giải quyết khác; hiệu lực của những điều khoản đó cần được xem xét theo quy định về quan hệ có yếu tố nước ngoài.
Hai điểm thực tế hay gây rắc rối là ngôn ngữ và thời gian. Hợp đồng song ngữ nên ghi rõ bản nào ưu tiên khi có khác biệt. Người lao động đã về nước vẫn có thể yêu cầu giải quyết, nhưng việc ở xa khiến thủ tục chậm và tốn kém; vì vậy hai bên nên chốt quyết toán trước ngày rời đi, có văn bản xác nhận không còn khoản nào tranh chấp, hoặc ghi rõ khoản nào còn treo.
Với những trường hợp có giá trị lớn, như chuyên gia, nhà quản lý cấp cao có thưởng dài hạn hay cổ phần, cả hai bên nên hỏi người làm nghề trước khi ký văn bản chấm dứt.
Câu hỏi thường gặp
Giấy phép lao động hết hạn thì hợp đồng có tự chấm dứt không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, giấy phép lao động hết hiệu lực là một căn cứ chấm dứt hợp đồng với người lao động nước ngoài. Muốn tiếp tục, doanh nghiệp phải gia hạn hoặc xin cấp mới giấy phép kịp thời rồi ký hợp đồng tương ứng.
Người lao động nước ngoài có được trợ cấp thôi việc không?
Có thể, tuỳ căn cứ chấm dứt. Hết hạn hợp đồng, thoả thuận, đơn phương đúng luật thuộc nhóm được xét nếu làm thường xuyên từ đủ 12 tháng. Riêng căn cứ giấy phép lao động hết hiệu lực không nằm trong nhóm được xét trợ cấp thôi việc.
Ký hợp đồng với người nước ngoài được bao nhiêu lần xác định thời hạn?
Bộ luật Lao động 2019 cho phép hai bên thoả thuận giao kết nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn với người lao động nước ngoài, miễn thời hạn mỗi hợp đồng không vượt quá thời hạn giấy phép lao động. Đây là ngoại lệ so với người lao động trong nước.
Doanh nghiệp có được giữ hộ chiếu của người lao động nước ngoài đến khi bàn giao xong không?
Không nên. Hộ chiếu là giấy tờ cá nhân, luật cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân của người lao động. Việc bàn giao nên được đảm bảo bằng biên bản và điều khoản thanh toán, không bằng giữ giấy tờ.
Người lao động nước ngoài có được hưởng trợ cấp thất nghiệp không?
Trước nay bảo hiểm thất nghiệp áp dụng cho công dân Việt Nam, người lao động nước ngoài không thuộc diện đóng nên không hưởng. Luật Việc làm 2025 có thể có điều chỉnh về đối tượng; hai bên nên đối chiếu văn bản hiện hành.
Nghỉ việc rồi người lao động nước ngoài có được ở lại Việt Nam tìm việc mới không?
Việc cư trú phụ thuộc thị thực hoặc thẻ tạm trú, thường gắn với đơn vị bảo lãnh. Khi hợp đồng chấm dứt, tình trạng này có thể thay đổi. Người lao động nên hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về thủ tục hiện hành trước ngày nghỉ.