Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động và cấm buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Khi hợp đồng chấm dứt, nếu công ty đã giữ giấy tờ thì phải trả lại; tiền cọc đã thu thì không có căn cứ để giữ lại.
Thực tế vẫn còn nơi giữ bằng đại học "để làm hồ sơ", giữ căn cước "cho chắc", thu tiền cọc đồng phục, cọc giữ chân hay ký quỹ với nhân viên bán hàng. Người lao động thường chỉ nhận ra vấn đề vào ngày nghỉ, khi nơi đó đặt điều kiện "bàn giao xong mới trả" hoặc "nghỉ trước hạn thì mất cọc". Bài đi qua cách đòi lại theo thứ tự từ nhẹ đến mạnh, và gợi ý cho chủ doanh nghiệp cách quản lý rủi ro mà không phạm luật.
Vì sao luật cấm và cấm đến đâu
Giấy tờ tùy thân và văn bằng là thứ người lao động cần để đi làm nơi khác, làm thủ tục, vay vốn, đi lại. Giữ chúng là cách giữ người bằng sức ép, khiến người lao động không dám nghỉ dù có quyền nghỉ. Tiền cọc cũng vậy: số tiền có thể không lớn, nhưng đủ để người lao động ngại rời đi. Vì thế luật đặt hai việc này vào nhóm hành vi bị nghiêm cấm, không phải chuyện hai bên thoả thuận được.
Chữ "bản chính" là chỗ cần hiểu đúng. Công ty được xem bản chính để đối chiếu khi tuyển dụng, được giữ bản sao có chứng thực hay bản chụp trong hồ sơ nhân sự. Việc bị cấm là giữ bản chính lại, dù chỉ vài tuần, dù người lao động "tự nguyện" đưa. Thoả thuận tự nguyện không làm hành vi bị cấm trở thành hợp pháp.
Với tiền và tài sản, luật cấm mọi biện pháp bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng lao động: tiền cọc, tiền ký quỹ, giữ một phần lương "để đảm bảo làm đủ hai năm", giữ xe máy của người lao động. Trường hợp khác là khi người lao động mua hàng của công ty, thuê nhà của công ty, hay ký hợp đồng trách nhiệm với tài sản được giao. Những quan hệ đó có luật riêng, nhưng không được dùng làm vỏ bọc cho việc thu cọc để giữ người.
Những dạng "giữ chân" thường gặp và cách nhìn
Bảng dưới gom các kiểu giữ giấy tờ, giữ tiền hay gặp ở cửa hàng, nhà hàng, xưởng nhỏ và cách nhìn theo Bộ luật Lao động 2019. Gặp kiểu nào, người lao động đều có quyền đề nghị trả lại.
| Cách làm | Lý do nơi làm thường đưa ra | Cách nhìn theo luật |
|---|---|---|
| Giữ bằng đại học, bằng nghề bản chính | Để hoàn thiện hồ sơ, sợ nghỉ ngang | Bị cấm; chỉ được đối chiếu rồi trả, giữ bản sao |
| Giữ căn cước, hộ chiếu | Làm thủ tục bảo hiểm, ký túc xá | Bị cấm giữ bản chính; thủ tục chỉ cần thông tin hoặc bản sao |
| Thu tiền cọc đồng phục, dụng cụ | Phòng làm mất, làm hư | Là biện pháp bảo đảm bằng tiền, thuộc nhóm bị cấm |
| Giữ một tháng lương đầu, trả khi nghỉ | Giữ chân, phòng nghỉ ngang | Vừa là bảo đảm bằng tiền, vừa là trả lương không đúng hạn |
| Ký quỹ với nhân viên bán hàng, thu ngân | Phòng thất thoát tiền hàng | Thuộc nhóm bị cấm; rủi ro tài sản xử lý bằng hợp đồng trách nhiệm, kiểm soát nội bộ |
Mức xử phạt hành chính với các hành vi này được quy định ở nghị định xử phạt trong lĩnh vực lao động và có thể thay đổi; ngoài phạt tiền, nơi vi phạm thường bị buộc trả lại giấy tờ, tiền đã giữ. Bạn đối chiếu văn bản hiện hành nếu cần nêu cụ thể.
Trình tự đòi lại, từ nhẹ đến mạnh
Phần lớn trường hợp chỉ cần một hai bước đầu. Mỗi bước để lại dấu vết bằng văn bản, để nếu phải đi tiếp bạn có sẵn hồ sơ.
- Nêu yêu cầu trong buổi bàn giao, ghi vào biên bản: giấy tờ nào đang bị giữ, số tiền cọc đã nộp, ngày nộp, người nhận.
- Gửi văn bản đề nghị trả lại qua thư điện tử công việc hoặc chuyển phát có báo phát, nêu rõ việc giữ bản chính và thu cọc là hành vi bị Bộ luật Lao động 2019 cấm, đề nghị một ngày cụ thể để nhận lại.
- Nếu có công đoàn cơ sở, nhờ công đoàn làm việc với công ty. Đây thường là bước rất hiệu quả với doanh nghiệp vừa và lớn.
- Phản ánh tới thanh tra lao động hoặc cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở, kèm bằng chứng: biên nhận nộp bằng, phiếu thu cọc, tin nhắn, ảnh chụp.
- Nếu công ty vẫn không trả hoặc làm mất giấy tờ, bạn có thể yêu cầu hoà giải hoặc khởi kiện đòi lại giấy tờ, tiền cọc và bồi thường thiệt hại tại Toà án nhân dân khu vực có thẩm quyền. Bước này nên hỏi luật sư trước.
Đừng dùng cách tự giữ lại tài sản hay tiền của công ty để "đổi" lấy giấy tờ. Cách đó làm bạn yếu thế và có thể gây hậu quả pháp lý cho chính bạn.
Bằng chứng nên giữ ngay từ bây giờ
Biên nhận lúc nộp bằng. Nhiều nơi có giấy "đã nhận bản chính bằng tốt nghiệp". Đó là bằng chứng mạnh nhất. Không có, hãy nhắn tin hỏi lại người nhận để có câu trả lời bằng chữ.
Phiếu thu hoặc sao kê tiền cọc. Tiền cọc trừ thẳng vào lương thì phiếu lương có dòng "trừ cọc" là bằng chứng. Nộp tiền mặt không phiếu thì ghi lại ngày, người nhận, người chứng kiến.
Tin nhắn, email về điều kiện trả. Câu "nghỉ đủ báo trước mới trả bằng" hay "nghỉ trước một năm mất cọc" bằng chữ cho thấy rõ mục đích giữ chân.
Ảnh chụp hồ sơ. Ảnh hai mặt văn bằng, căn cước của bạn trước khi nộp giúp việc xin cấp lại dễ hơn nếu giấy tờ bị mất.
Danh sách người cùng cảnh. Nếu nhiều người cùng bị giữ bằng, cùng nộp cọc, đề nghị chung qua công đoàn hoặc gửi phản ánh chung có sức nặng hơn từng người đi riêng.
Khi giấy tờ bị làm mất
Có trường hợp công ty không cố giữ, mà làm mất bản chính trong lúc chuyển văn phòng hoặc đổi người phụ trách. Lúc này việc đầu tiên là đề nghị công ty xác nhận bằng văn bản là đã làm mất, ghi rõ loại giấy tờ, thời điểm nhận. Văn bản xác nhận này giúp bạn làm thủ tục xin cấp lại hoặc xin bản sao từ sổ gốc ở nơi đã cấp.
Với căn cước, bạn làm thủ tục cấp lại theo quy định về căn cước tại cơ quan công an có thẩm quyền. Với văn bằng, chứng chỉ, cơ sở đã cấp thường cấp bản sao từ sổ gốc; quy định về cấp lại bản chính khá hạn chế, nên kiểm với chính trường hoặc cơ sở đào tạo. Lệ phí và thời gian tuỳ loại giấy và nơi làm, đối chiếu cổng dịch vụ công hoặc nơi tiếp nhận.
Chi phí đi lại, lệ phí, thời gian bị ảnh hưởng là thiệt hại do lỗi của công ty, bạn có thể đề nghị bồi thường. Ghi lại từng khoản chi kèm chứng từ. Nếu việc mất giấy tờ làm bạn lỡ một cơ hội việc làm có thật, ví dụ nơi mới yêu cầu bản chính đúng hạn, hãy giữ lại văn bản của nơi mới để chứng minh.
Ví dụ giả định: quán nướng giữ một tháng lương và căn cước
Ví dụ giả định. Một quán nướng ở Đà Nẵng tuyển phục vụ với điều kiện: nộp căn cước bản chính để "làm thẻ nhân viên", tháng lương đầu tiên được giữ lại và trả khi nghỉ "nếu làm đủ một năm và báo trước". Bạn Tuấn làm được bảy tháng, báo trước đúng thời hạn trong hợp đồng rồi nghỉ để đi học. Chủ quán trả lương tháng cuối nhưng nói tháng lương đầu "không còn vì chưa đủ một năm", căn cước sẽ trả "khi nào rảnh".
Cả hai điều kiện đều chạm vào hành vi bị cấm: giữ bản chính giấy tờ tùy thân, và giữ một phần tiền lương làm bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng. Tháng lương bị giữ là tiền lương của những ngày Tuấn đã làm, nên ngoài vấn đề bảo đảm còn là chuyện trả lương không đúng hạn. Việc Tuấn nghỉ đúng thời hạn báo trước càng làm lý do "mất cọc" không có chỗ đứng.
Cách đi hợp lý: Tuấn nhắn cho chủ quán một tin rõ ràng, liệt kê căn cước bản chính và tháng lương đầu đang bị giữ, đề nghị trả trong một ngày cụ thể. Nếu không được, Tuấn mang tin nhắn, phiếu lương hoặc sao kê các tháng tới thanh tra lao động hay cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh. Với quán nhỏ, chỉ riêng việc thấy người lao động hiểu rõ quyền của mình thường đã đủ để mọi thứ được trả lại.
Góc chủ doanh nghiệp: giữ người và giữ tài sản mà không phạm luật
Đối chiếu rồi trả ngay. Xem bản chính khi tuyển, chụp hoặc lưu bản sao, trả lại trong cùng buổi. Hồ sơ nhân sự chỉ cần bản sao.
Rủi ro tiền hàng dùng kiểm soát nội bộ. Với thu ngân, thủ kho, nhân viên giao hàng thu tiền: chốt sổ hằng ngày, tách người thu và người ghi sổ, ký hợp đồng trách nhiệm với người giữ tài sản giá trị lớn. Đó là những công cụ luật cho phép.
Giữ người bằng lý do để ở lại. Lương trả đúng hạn, lộ trình rõ, quy chế thưởng công khai giữ người tốt hơn tờ bằng trong ngăn kéo. Đào tạo có chi phí lớn thì ký hợp đồng đào tạo với cam kết thời gian làm việc, theo đúng quy định.
Đang giữ thì trả ngay, không chờ người ta nghỉ. Nếu cửa hàng của bạn đang giữ bằng hay cọc của nhân viên từ trước, trả lại ngay cho tất cả, có ký nhận. Chờ đến lúc từng người nghỉ rồi mới trả là kéo dài vi phạm.
Câu hỏi thường gặp
Mình tự nguyện đưa bằng gốc cho công ty giữ thì có sao không?
Việc giữ bản chính văn bằng của người lao động bị cấm dù người lao động đồng ý. Thoả thuận tự nguyện không làm hành vi bị cấm trở thành hợp pháp. Bạn vẫn có quyền đòi lại bất cứ lúc nào, không cần chờ nghỉ việc, và công ty phải trả.
Nghỉ trước thời hạn hợp đồng thì công ty có được giữ tiền cọc không?
Không. Thu tiền cọc để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng lao động là hành vi bị cấm ngay từ đầu, nên không có căn cứ để giữ lại khi bạn nghỉ. Nếu bạn nghỉ trái luật, công ty có thể yêu cầu bồi thường theo quy định, nhưng phải tính riêng, không phải bằng cách giữ cọc.
Công ty nói chưa bàn giao xong thì chưa trả bằng có đúng không?
Không đúng. Trả lại bản chính giấy tờ đã giữ là nghĩa vụ của công ty khi chấm dứt hợp đồng, không gắn điều kiện. Việc bàn giao là nghĩa vụ của bạn và cần làm đầy đủ, nhưng hai chuyện được xử lý riêng, không cái nào là điều kiện của cái kia.
Có nên báo công an khi công ty giữ căn cước không?
Thông thường bạn bắt đầu bằng văn bản đề nghị và phản ánh tới thanh tra lao động hoặc cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh. Nếu có dấu hiệu chiếm giữ giấy tờ để ép buộc, đe doạ, bạn có thể trình báo cơ quan công an. Tình huống này nên hỏi luật sư để chọn đường phù hợp.
Đã nghỉ một năm mới đòi lại tiền cọc có còn được không?
Yêu cầu trả lại tài sản thuộc về mình có thể vẫn được xem xét, nhưng các đường giải quyết tranh chấp lao động có thời hiệu riêng. Bạn nên kiểm thời hiệu áp dụng cho trường hợp của mình càng sớm càng tốt và chuẩn bị bằng chứng nộp cọc.