Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Quyền này không phụ thuộc lý do nghỉ: tự nghỉ, hết hạn hợp đồng, thoả thuận hay bị sa thải đều được tính, miễn là còn ngày phép chưa dùng.
Ba câu hỏi hay gây tranh cãi là: số ngày phép đến lúc nghỉ là bao nhiêu, phép của những năm trước có được cộng vào không, và lương nào dùng để quy ra tiền. Cách đếm số ngày phép theo thâm niên và theo tháng làm việc đã có ở các bảng mốc thời gian lao động; bài này đi vào phần tiền và những tình huống ngày cuối. Văn bản hướng dẫn có thể đã sửa, bạn đối chiếu bản hiện hành trước khi chốt con số.
Ai được trả tiền phép chưa nghỉ
Mọi người lao động có hợp đồng lao động. Không phân biệt hợp đồng xác định hay không xác định thời hạn, làm toàn thời gian hay bán thời gian. Người làm bán thời gian vẫn có phép năm, cách tính số ngày theo thoả thuận và hướng dẫn hiện hành.
Không phụ thuộc lý do chấm dứt. Luật dùng chữ "thôi việc, bị mất việc làm" theo nghĩa rộng. Người bị sa thải vẫn được trả tiền phép chưa nghỉ, vì đây là quyền đã tích luỹ từ thời gian đã làm chứ không phải một khoản thưởng.
Kể cả người làm chưa đủ 12 tháng. Người làm chưa đủ năm có số ngày phép tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Nghỉ sau ba tháng làm cũng có thể có một hai ngày phép quy ra tiền nếu chưa nghỉ.
Người đang thử việc thì khác. Thời gian thử việc được tính vào thời gian làm việc để tính phép khi người đó ở lại làm chính thức. Nếu thử việc không đạt và kết thúc luôn, việc có phép năm hay không cần xem thoả thuận thử việc và hướng dẫn hiện hành.
Công chức, viên chức không theo bài này. Người làm trong cơ quan nhà nước theo chế độ công chức, viên chức có quy định riêng về nghỉ hằng năm và thôi việc; bài chỉ nói về người có hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động.
Số ngày phép còn lại đến ngày cuối
Điểm xuất phát là số ngày phép năm của bạn: 12 ngày làm việc với điều kiện bình thường, nhiều hơn với một số nhóm như người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng một chủ thì được thêm một ngày. Năm nghỉ việc chỉ làm một phần năm thì số ngày được tính theo số tháng đã làm.
Từ con số đó, trừ đi những ngày phép đã nghỉ trong năm. Sổ phép hay phần mềm chấm công là nguồn đối chiếu chính; nơi không có sổ thì tin nhắn xin nghỉ được duyệt là bằng chứng tốt. Ngày nghỉ việc riêng có lương như cưới, tang không trừ vào phép năm, vì đó là loại nghỉ khác. Ngày nghỉ không lương cũng không trừ vào phép năm, nhưng nghỉ không lương quá dài có thể ảnh hưởng thời gian được tính để hưởng phép, tuỳ hướng dẫn.
Một số khoảng thời gian được coi là thời gian làm việc để tính phép dù bạn không đi làm, như nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm trong giới hạn nhất định, nghỉ thai sản theo chế độ, nghỉ do tai nạn lao động trong giới hạn. Giới hạn cụ thể nằm ở nghị định hướng dẫn, nên khi tranh cãi về số ngày, hai bên mở đúng văn bản đó ra đối chiếu thay vì mỗi bên một trí nhớ.
Lương nào làm căn cứ và cách quy ra tiền
Đây là chỗ hai bên hay tính lệch nhau nhất. Theo hướng dẫn hiện hành của Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm căn cứ trả cho ngày phép chưa nghỉ khi thôi việc là tiền lương theo hợp đồng của tháng liền kề trước tháng nghỉ việc. Bảng dưới gợi ý cách soát từng phần.
| Phần cần soát | Cách hiểu thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tiền lương theo hợp đồng | Mức lương cộng phụ cấp lương và khoản bổ sung ghi trong hợp đồng, phụ lục | Lấy mức trong phụ lục mới nhất nếu vừa tăng lương |
| Tháng làm căn cứ | Tháng liền trước tháng nghỉ việc | Nghỉ ngày 5 tháng 9 thì lấy lương hợp đồng tháng 8 |
| Lương một ngày | Lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường của tháng làm căn cứ | Cách chia cụ thể đối chiếu nghị định hướng dẫn và quy chế lương |
| Số ngày chưa nghỉ | Số ngày phép được hưởng trừ số ngày đã nghỉ | Ngày lẻ nửa ngày vẫn quy ra tiền |
| Thưởng, tiền ăn, hỗ trợ không gắn công việc | Thường không cộng vào lương căn cứ | Trừ khi hợp đồng ghi rõ là một phần tiền lương |
Ví dụ giả định: lương theo hợp đồng tháng liền trước là 12 triệu đồng, tháng đó có 24 ngày làm việc bình thường, bạn còn 5 ngày phép chưa nghỉ. Lương một ngày là 500.000 đồng, tiền phép chưa nghỉ là 2,5 triệu đồng. Nếu công ty chia cho 26 hay 30 ngày, con số sẽ thấp hơn; khi đó hỏi họ căn cứ cách chia.
Phép của những năm trước có được cộng không
Nhiều công ty có quy định "phép năm nào nghỉ năm đó, không nghỉ thì mất" hoặc "phép tồn chỉ dùng đến hết quý một năm sau". Bộ luật Lao động 2019 cho phép hai bên thoả thuận nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa ba năm một lần, và giao cho người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ sau khi tham khảo ý kiến người lao động. Luật không có câu nào nói thẳng phép tồn năm trước bị xoá.
Khi nghỉ việc, câu hỏi là phép của năm trước mà bạn chưa nghỉ có phải trả tiền không. Có hai hướng hiểu. Hướng thứ nhất cho rằng nếu công ty đã bố trí, tạo điều kiện cho bạn nghỉ mà bạn không nghỉ, và quy định về thời hạn dùng phép đã được công bố, thì phép quá hạn không còn. Hướng thứ hai cho rằng nếu chính công ty không cho nghỉ hoặc không có lịch nghỉ, thì ngày phép đó vẫn là quyền chưa được thực hiện và phải quy ra tiền khi chấm dứt.
Điều có sức nặng trong thực tế là chứng cứ: đơn xin nghỉ bị từ chối, tin nhắn quản lý bảo "dự án gấp, để sau", quy chế phép có công bố hay không. Nếu số ngày tồn lớn và hai bên không thống nhất, đây là câu hỏi nên đưa tới hoà giải viên lao động hoặc hỏi luật sư, thay vì tự kết luận theo một bên.
Công ty yêu cầu nghỉ hết phép trong thời gian báo trước
Công ty có quyền sắp lịch nghỉ. Vì luật giao cho người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước, nhiều nơi đề nghị người sắp nghỉ dùng hết phép trong những ngày cuối thay cho trả tiền. Cách làm này nhìn chung không trái luật nếu có thông báo rõ.
Nhưng phải cân với việc bàn giao. Nếu bạn nghỉ phép hết thời gian báo trước thì ai nhận bàn giao? Hai bên nên chốt bằng văn bản: nghỉ những ngày nào, bàn giao xong trước ngày nào. Đừng để tình trạng công ty vừa bắt nghỉ phép vừa trách người lao động không bàn giao.
Người lao động cũng có thể đề nghị. Bạn có thể xin nghỉ phép trong thời gian báo trước để đi phỏng vấn, làm thủ tục. Công ty cân nhắc theo nhu cầu công việc; đồng ý thì những ngày đó không còn quy ra tiền nữa.
Không đồng ý thì trả tiền. Khi không thống nhất được lịch nghỉ trước ngày chấm dứt, số ngày còn lại vẫn phải quy ra tiền trong bảng quyết toán. Công ty không thể vừa không cho nghỉ vừa không trả.
Lỗi hay gặp khi tính tiền phép
Những lỗi dưới đây xuất hiện ở cả bảng tính của công ty lẫn phép tính tự làm của người lao động:
- Quên khoản này hoàn toàn trong bảng quyết toán, vì nghĩ phép là "ngày nghỉ" chứ không phải tiền.
- Tính số ngày phép cả năm thay vì theo tỷ lệ số tháng đã làm trong năm nghỉ việc, làm con số cao hơn thực tế.
- Trừ ngày nghỉ việc riêng có lương, nghỉ lễ vào phép năm.
- Dùng lương tháng cuối (đã bị chia nhỏ vì nghỉ giữa tháng) làm lương căn cứ, thay vì lương theo hợp đồng của tháng liền trước.
- Bỏ quên ngày phép thâm niên cộng thêm sau mỗi 5 năm.
- Ngược lại, người lao động đòi cả những ngày đã nghỉ nhưng không ghi sổ, rồi không có gì để chứng minh. Đối chiếu sổ phép sớm, sửa sai trước ngày cuối.
- Gộp tiền phép vào lương tháng cuối thành một con số chung, khiến không ai kiểm được từng phần đúng hay sai.
- Coi ngày nghỉ hằng tuần nằm giữa kỳ nghỉ phép là ngày phép, trong khi phép năm tính theo ngày làm việc.
Cách nhanh nhất để tránh cả loạt lỗi trên là đưa ba con số lên cùng một dòng của bảng quyết toán: số ngày phép được hưởng đến ngày chấm dứt, số ngày đã nghỉ, lương một ngày làm căn cứ. Ai nhìn vào cũng tự nhân lại được, và chỗ lệch hiện ra ngay ở con số nào.
Góc chủ doanh nghiệp: giữ sổ phép cho rõ
Cửa hàng, quán ăn, xưởng nhỏ thường cho nhân viên nghỉ "khi nào rảnh" mà không ghi lại. Đến khi có người nghỉ việc, không ai biết họ đã nghỉ bao nhiêu ngày phép, và mọi ngày nghỉ đều có thể bị coi là ngày nghỉ không lương hoặc ngày phép tuỳ ai kể. Một bảng tính đơn giản ghi tên, ngày nghỉ, loại nghỉ và chữ ký xác nhận hằng tháng giải quyết gần hết vấn đề.
Nên công bố cách dùng phép tồn trong nội quy hoặc quy chế, và chủ động sắp lịch cho nhân viên nghỉ trong năm. Phép không được nghỉ do công ty không sắp lịch là khoản dễ bị đòi khi người lao động rời đi.
Khi có người nghỉ, đưa khoản tiền phép thành một dòng riêng trên bảng quyết toán kèm cách tính, kể cả khi con số bằng không. Một dòng ghi "phép còn lại: 0 ngày, đã nghỉ đủ 12 ngày theo sổ" giúp người lao động yên tâm và giúp công ty có dấu vết nếu sau này bị hỏi lại.
Câu hỏi thường gặp
Bị sa thải có được trả tiền phép năm chưa nghỉ không?
Có. Tiền phép chưa nghỉ là quyền tích luỹ từ thời gian đã làm việc, không phải khoản thưởng nên không mất vì bị sa thải. Bộ luật Lao động 2019 dùng chữ thôi việc, bị mất việc làm cho mọi trường hợp chấm dứt. Người bị sa thải chỉ mất trợ cấp thôi việc, không mất khoản này.
Nghỉ ngang không báo trước có mất tiền phép không?
Quyền được trả tiền phép chưa nghỉ vẫn còn. Việc nghỉ trái luật có thể làm phát sinh nghĩa vụ bồi thường của người lao động, và hai bên có thể thoả thuận bù trừ, nhưng công ty không được coi khoản phép như một hình thức phạt để giữ lại toàn bộ.
Tiền phép chưa nghỉ có phải đóng bảo hiểm không?
Thông thường tiền lương trả cho ngày phép chưa nghỉ khi thôi việc thuộc nhóm khoản không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm bắt buộc theo hướng dẫn trước nay. Quy định về thu nhập đóng bảo hiểm có thay đổi theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nên đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Còn nửa ngày phép thì tính sao?
Nửa ngày phép vẫn là quyền và được quy ra tiền bằng nửa ngày lương căn cứ. Nhiều nơi cho nghỉ phép theo nửa ngày nên số lẻ là bình thường. Bảng quyết toán nên ghi số ngày chính xác đến nửa ngày thay vì làm tròn xuống.
Công ty bảo phép năm phải được duyệt mới có, chưa xin thì mất?
Số ngày phép năm phát sinh theo thời gian làm việc, không phụ thuộc việc bạn đã xin nghỉ hay chưa. Việc xin và duyệt chỉ là cách sắp lịch. Khi chấm dứt hợp đồng, những ngày chưa nghỉ được quy ra tiền theo Bộ luật Lao động 2019.
Đã ứng trước phép của năm sau rồi nghỉ việc thì sao?
Nếu bạn đã nghỉ nhiều hơn số ngày phép tương ứng với thời gian làm trong năm, phần nghỉ quá có thể bị tính là nghỉ không lương theo thoả thuận. Việc trừ tiền cho phần này cần được hai bên thống nhất và ghi rõ trong bảng quyết toán, không tự trừ ngầm.