Tiền công ty đã đưa trước cho bạn phải được quyết toán khi nghỉ việc: tạm ứng lương được trừ vào lương vì đó là lương trả trước; tạm ứng công tác phí được quyết toán bằng chứng từ; còn khoản vay và tiền thu hộ là nghĩa vụ riêng, muốn trừ vào tiền lương hay trợ cấp thì nên có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động.
Cùng là "tiền nợ công ty" nhưng bốn khoản này có bản chất khác nhau, nên cách xử lý cũng khác. Lẫn lộn chúng là nguồn gốc của nhiều bảng quyết toán sai: hoặc công ty trừ những thứ không được tự trừ, hoặc người lao động cầm tiền về mà tưởng đã xong. Bài đi qua từng loại, kèm ví dụ giả định và mẫu bảng đối chiếu.
Bốn loại khoản và cách xử lý khác nhau
Bảng dưới phân biệt các khoản tiền mà người lao động có thể còn giữ của công ty khi nghỉ việc. Đọc theo cột cuối để biết khi nào chỉ cần đối chiếu, khi nào cần văn bản đồng ý.
| Loại khoản | Bản chất | Cách xử lý khi nghỉ |
|---|---|---|
| Tạm ứng lương | Lương trả trước cho những ngày đã hoặc sẽ làm, Bộ luật Lao động 2019 không cho tính lãi | Trừ vào lương tháng cuối như các kỳ lương bình thường; phần ứng vượt lương được nhận thì hai bên thoả thuận cách hoàn |
| Tạm ứng công tác, mua hàng hộ | Tiền của công ty giao để chi cho việc chung | Quyết toán bằng hoá đơn, chứng từ hợp lệ; phần thừa nộp lại, phần thiếu được công ty hoàn |
| Khoản vay cá nhân từ công ty | Hợp đồng vay dân sự riêng, ngoài quan hệ lao động | Theo hợp đồng vay: hạn trả, lãi nếu có, nghỉ việc có làm khoản vay đến hạn không; trừ vào lương, trợ cấp cần có đồng ý |
| Tiền thu hộ của khách | Tiền của công ty bạn đang cầm | Nộp lại và đối chiếu sổ trước ngày cuối, có biên bản; không giữ lại để đòi khoản khác |
Điểm chung là mọi khoản đều cần chứng từ: phiếu chi tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng, hợp đồng vay, sổ thu hộ. Không có chứng từ, khoản nào cũng thành lời người này nói với người kia.
Tạm ứng lương: trừ thẳng nhưng phải đúng phần
Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thoả thuận và không bị tính lãi. Vì tạm ứng là phần lương trả trước, nên khi tính lương tháng cuối, công ty trừ số đã ứng ra khỏi số được nhận. Cách hiểu phổ biến là việc này khác với "khấu trừ lương" để bồi thường thiệt hại, nên không áp mức trần 30% dành cho khoản khấu trừ do hư hỏng tài sản; nếu quy chế hay thoả thuận tạm ứng có cách trừ riêng thì theo đúng văn bản đó.
Rắc rối xảy ra khi số đã ứng lớn hơn số lương thật sự được nhận của tháng cuối, ví dụ bạn ứng nửa tháng lương ngày 5, rồi nghỉ ngày 10. Ví dụ giả định: lương tháng 10 triệu đồng, ứng 5 triệu đồng, tháng cuối chỉ làm 6 ngày được khoảng 2,3 triệu đồng. Phần ứng vượt khoảng 2,7 triệu đồng là khoản bạn phải hoàn. Công ty có thể đề nghị trừ vào các khoản khác như tiền phép chưa nghỉ; cách gọn nhất là ghi rõ trong bảng quyết toán và để bạn ký đồng ý.
Ngược lại, người lao động cũng nên kiểm xem các lần ứng đã được trừ đúng ở các tháng trước chưa. Không hiếm trường hợp một lần ứng bị trừ hai lần do kế toán đổi người. Giữ lại tin nhắn, phiếu chi hoặc sao kê từng lần ứng là cách tự bảo vệ đơn giản.
Tạm ứng công tác phí, tiền mua hàng: quyết toán bằng chứng từ
Nộp chứng từ trước ngày cuối. Mọi khoản đã chi từ tiền tạm ứng cần hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo quy chế tài chính của công ty. Nộp càng sớm càng tốt, vì sau khi nghỉ bạn khó liên lạc với nhà cung cấp để xin lại chứng từ.
Khoản chi không có hoá đơn. Có những chi phí thực tế không lấy được hoá đơn, như xe ôm, gửi xe. Quy chế chi tiêu nội bộ thường có cách xử lý riêng như bảng kê có xác nhận của quản lý. Đề nghị quản lý xác nhận trước ngày cuối thay vì để kế toán từ chối sau.
Tiền thừa thì nộp lại, tiền thiếu thì được hoàn. Nếu bạn đã ứng tiền túi để chi việc công, phần vượt tạm ứng là công ty nợ bạn và phải đưa vào cột "được nhận" của bảng quyết toán.
Chi tiêu bị từ chối. Khoản chi bị kế toán không chấp nhận vì sai quy chế thì trở thành khoản bạn phải hoàn. Nếu bạn cho rằng khoản đó có duyệt của quản lý, đưa bằng chứng duyệt ra; tranh cãi này nên giải quyết trước khi ký bảng quyết toán.
Khoản vay công ty: nghỉ việc chưa chắc đã phải trả ngay
Một số công ty cho nhân viên vay tiền mua xe, chữa bệnh, sửa nhà, có hợp đồng vay và lịch trả góp trừ dần vào lương. Đây là quan hệ vay dân sự, nằm cạnh quan hệ lao động chứ không phải một phần của nó. Khi nghỉ việc, câu hỏi đầu tiên là hợp đồng vay ghi gì: có điều khoản "nghỉ việc thì khoản vay đến hạn trả ngay" không, lãi suất bao nhiêu, ai là bên cho vay.
Nếu hợp đồng có điều khoản đến hạn khi nghỉ, bạn phải trả phần còn lại theo hạn đó. Nếu không có, khoản vay tiếp tục theo lịch cũ, chỉ đổi cách trả từ trừ lương sang chuyển khoản. Trong cả hai trường hợp, việc trừ phần nợ vay vào tiền lương, tiền phép hay trợ cấp thôi việc nên có văn bản đồng ý của người lao động, vì tiền lương được Bộ luật Lao động bảo vệ riêng và chỉ được khấu trừ trong phạm vi hẹp.
Một bảng quyết toán tốt ghi khoản vay ở dòng riêng: dư nợ đến ngày chấm dứt, số được bù trừ theo thoả thuận, số còn lại và lịch trả tiếp. Hai bên ký vào đó thì không ai phải đoán.
Tiền thu hộ: chốt sổ trước khi bàn giao
Đối chiếu sổ thu với khách. Nhân viên giao hàng, bán hàng, thu tiền công nợ cần đối chiếu từng khoản đã thu với sổ của công ty. Khoản khách nói đã trả mà sổ chưa ghi là điểm cần làm rõ ngay.
Nộp đủ và lấy biên nhận. Nộp tiền mặt cho thủ quỹ có phiếu thu, hoặc chuyển khoản vào tài khoản công ty với nội dung rõ ràng. Chuyển vào tài khoản cá nhân của quản lý là cách dễ gây tranh cãi về sau.
Không giữ lại để đòi khoản khác. Có người lao động giữ tiền thu hộ vì công ty chưa trả lương. Việc này biến bạn từ bên có quyền đòi thành bên đang giữ tiền của người khác, và nếu kéo dài sau khi được yêu cầu trả có thể bị xem xét nặng hơn một tranh chấp dân sự. Nộp tiền, rồi đòi lương theo đúng đường.
Khoản không thu được. Khách nợ chưa trả không phải lỗi của nhân viên thu tiền, trừ khi quy chế có điều khoản trách nhiệm rõ ràng và bạn đã vi phạm quy trình. Bàn giao danh sách công nợ cho người kế nhiệm kèm tình trạng từng khoản.
Ví dụ giả định: một bảng quyết toán có đủ bốn loại khoản
Ví dụ giả định. Anh Minh là nhân viên bán hàng của một công ty vật liệu xây dựng ở Cần Thơ, nghỉ việc theo thoả thuận ngày 12. Phía công ty phải trả: lương 8 ngày làm khoảng 3,1 triệu đồng, tiền 4 ngày phép chưa nghỉ khoảng 1,6 triệu đồng, hoa hồng tháng trước đã chốt 2 triệu đồng, và 450.000 đồng anh tự bỏ tiền mua vật tư mẫu cho khách có hoá đơn. Tổng cột được nhận khoảng 7,15 triệu đồng.
Phía anh Minh còn: tạm ứng lương 3 triệu đồng ngày 5, tạm ứng công tác 1 triệu đồng mới có chứng từ 700.000 đồng, dư nợ khoản vay mua xe 4 triệu đồng theo hợp đồng vay có điều khoản đến hạn khi nghỉ việc, và 1,2 triệu đồng tiền thu của hai khách chưa nộp. Tổng cột phải hoàn là 3 triệu tạm ứng, 300.000 đồng công tác phí thừa, 4 triệu tiền vay và 1,2 triệu thu hộ, tức 8,5 triệu đồng.
Nếu anh Minh đồng ý bù trừ toàn bộ, anh phải nộp thêm khoảng 1,35 triệu đồng. Nếu anh chỉ đồng ý bù trừ tạm ứng, công tác phí và nộp lại tiền thu hộ bằng tiền mặt, còn khoản vay muốn trả theo hợp đồng riêng, thì công ty chuyển cho anh phần chênh lệch của lương, rồi hai bên xử lý khoản vay đúng điều khoản đến hạn. Cả hai cách đều hợp lệ khi được ghi rõ và có chữ ký; điều không nên là kế toán tự trừ hết rồi chỉ báo một con số cuối cùng.
Lập bảng đối chiếu công nợ hai chiều
Trước ngày chấm dứt, người lao động và kế toán nên cùng lập một bảng đối chiếu. Doanh nghiệp nhỏ có thể làm trên một trang giấy theo thứ tự sau.
- Liệt kê các khoản công ty phải trả: lương tháng cuối, tiền phép chưa nghỉ, thưởng đã đủ điều kiện, trợ cấp nếu có, tiền ứng chi hộ chưa hoàn cho người lao động.
- Liệt kê các khoản người lao động phải hoàn: tạm ứng lương vượt, tạm ứng công tác chưa quyết toán, dư nợ vay đến hạn, tiền thu hộ chưa nộp.
- Ghi chứng từ bên cạnh mỗi dòng: số phiếu chi, ngày ứng, hợp đồng vay, sổ thu.
- Đánh dấu dòng nào hai bên đồng ý bù trừ. Dòng nào chưa đồng ý thì để riêng, không bù trừ.
- Tính số chênh lệch cuối: công ty chuyển cho người lao động, hoặc người lao động nộp lại cho công ty.
- Hai bên ký. Phần chưa thống nhất ghi ở cuối với ý kiến của mỗi bên, kèm hạn trả lời.
Bảng này nên đi cùng bảng quyết toán lương, không thay cho nó. Tách hai bảng giúp phần lương không tranh cãi được chi đúng hạn, dù phần công nợ còn đang làm rõ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được trừ tiền vay vào trợ cấp thôi việc không?
Trợ cấp thôi việc là khoản người lao động được nhận theo luật. Trừ khoản vay vào đó nên có văn bản đồng ý của người lao động, hoặc hợp đồng vay đã có điều khoản rõ ràng được người lao động ký chấp nhận. Không có đồng ý thì công ty nên trả trợ cấp và đòi khoản vay theo hợp đồng vay.
Tạm ứng lương có bị tính lãi không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện thoả thuận và không bị tính lãi. Khoản tạm ứng được trừ vào lương các kỳ sau. Nếu công ty tính lãi trên tạm ứng lương, đó thực chất là một khoản vay và cần xem lại văn bản.
Đã nghỉ rồi mới phát hiện còn tạm ứng chưa hoàn thì sao?
Công ty gửi thông báo kèm chứng từ, người lao động đối chiếu và hoàn lại nếu đúng. Khoản đó vẫn là nghĩa vụ dù quan hệ lao động đã chấm dứt. Nếu không thống nhất, hai bên giải quyết như một tranh chấp về nghĩa vụ trả tiền, không thể giữ lại giấy tờ của người lao động để đòi.
Có được giữ tiền thu hộ để trừ vào lương công ty còn nợ không?
Không nên. Tiền thu hộ là tiền của công ty, bạn có nghĩa vụ nộp lại. Tự giữ để cấn trừ biến bạn thành bên vi phạm và có thể dẫn tới hậu quả nặng hơn tranh chấp lương. Hãy nộp tiền có biên nhận rồi đòi lương theo các bước như văn bản đề nghị, hoà giải.
Mất hoá đơn của khoản đã chi từ tạm ứng thì làm sao?
Liên hệ người bán để xin lại hoá đơn hoặc bản sao nếu là hoá đơn điện tử. Nếu không được, đề nghị quản lý xác nhận khoản chi trên bảng kê theo quy chế chi tiêu nội bộ. Khoản không có chứng từ và không được xác nhận có thể bị coi là chưa quyết toán.
Khoản vay công ty có phải trả hết ngay khi nghỉ không?
Tuỳ hợp đồng vay. Nếu hợp đồng ghi nghỉ việc thì khoản vay đến hạn, bạn trả theo đúng điều khoản đó. Nếu không ghi, khoản vay tiếp tục theo lịch đã thoả thuận, chỉ chuyển từ trừ lương sang trả trực tiếp. Đọc hợp đồng vay trước khi đồng ý bù trừ.