Khi nghỉ việc, bạn phải trả lại tài sản công ty đã giao để làm việc. Hao mòn tự nhiên do dùng đúng cách thì không phải bồi thường; hư hỏng hoặc mất do lỗi của bạn thì có thể phải bồi thường theo quy định về trách nhiệm vật chất trong Bộ luật Lao động 2019, và công ty chỉ được khấu trừ tiền lương trong giới hạn luật cho phép.
Ngày cuối là lúc chuyện này hay vỡ ra: chiếc máy tính trầy góc, điện thoại nứt màn, đồng phục "chưa đủ hạn khấu hao", thẻ ra vào bị mất. Bài giúp cả người lao động lẫn chủ doanh nghiệp nhỏ làm biên bản cho đúng, phân biệt hao mòn với hư hỏng, và biết công ty được trừ tiền tới đâu. Mức cụ thể trong nghị định hướng dẫn có thể đã thay đổi, bạn đối chiếu văn bản hiện hành trước khi chốt số tiền.
Tài sản nào phải trả và trả trong tình trạng nào
Tài sản phải trả là những thứ công ty giao để làm việc và vẫn thuộc sở hữu của công ty: máy tính, điện thoại, sim công vụ, xe, dụng cụ, thẻ ra vào, chìa khoá, đồng phục nếu quy định ghi là tài sản công ty, mẫu hàng, tài liệu giấy. Thứ công ty đã cấp hẳn cho bạn, ví dụ đồng phục cấp hằng năm theo chế độ không thu hồi, thì không phải trả. Cách phân biệt là xem biên bản giao nhận lúc nhận đồ hoặc quy chế tài sản.
Tình trạng khi trả được so với tình trạng lúc nhận, trừ đi hao mòn tự nhiên. Một chiếc máy dùng ba năm có vết trầy nhẹ, bàn phím mòn, pin yếu đi là hao mòn bình thường. Màn hình vỡ, máy vào nước, mất bộ sạc là chuyện khác, cần xem có lỗi của người dùng hay không.
Dữ liệu trong máy cũng là một phần bàn giao. Dữ liệu công việc thuộc về công ty, phải để lại hoặc chuyển giao theo hướng dẫn. Dữ liệu cá nhân của bạn, như ảnh gia đình, tài khoản cá nhân, nên được xoá hoặc đăng xuất trước khi trả máy, có mặt người nhận nếu cần, để tránh hai bên nghi ngờ nhau về sau.
Hao mòn, hư hỏng, mất: ai chịu
Bảng dưới gom các tình huống thường gặp theo nguyên tắc chung của trách nhiệm vật chất trong Bộ luật Lao động 2019. Đây là khung để hai bên nói chuyện, không thay cho đánh giá từng vụ cụ thể.
| Tình huống | Nguyên tắc chung | Nên ghi trong biên bản |
|---|---|---|
| Hao mòn do dùng đúng cách theo thời gian | Không phải bồi thường | Tình trạng hiện tại, thời gian sử dụng |
| Hư hỏng do sơ suất khi làm việc | Có thể phải bồi thường, mức bị giới hạn theo luật và được khấu trừ dần vào lương | Mô tả hư hỏng, nguyên nhân hai bên ghi nhận |
| Mất tài sản được giao | Bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội quy; có hợp đồng trách nhiệm thì theo hợp đồng đó | Hoàn cảnh mất, đã báo khi nào, có trình báo không |
| Thiên tai, hoả hoạn, sự kiện khách quan không lường trước được | Không phải bồi thường nếu đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết | Sự kiện xảy ra, biện pháp đã làm |
| Cố ý làm hư hỏng | Phải bồi thường, có thể kèm xử lý kỷ luật trước khi chấm dứt | Không tự kết luận ở biên bản, ghi sự việc |
Luật có một mức trần cho trường hợp hư hỏng do sơ suất với giá trị thiệt hại không lớn: người lao động bồi thường nhiều nhất ba tháng tiền lương, khấu trừ dần vào lương. Ngưỡng "giá trị không lớn" được tính theo bội số lương tối thiểu vùng; con số và mức lương tối thiểu vùng thay đổi theo thời gian, bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Công ty được trừ tiền vào lương cuối đến đâu
Chỉ một lý do được khấu trừ lương. Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho người sử dụng lao động khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản theo quy định về trách nhiệm vật chất. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ.
Có mức trần mỗi tháng. Mức khấu trừ hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng, sau khi đã trích nộp bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân. Trừ một lần cả khoản lớn vào lương cuối có thể vượt mức trần này.
Cấm phạt tiền, cắt lương. Luật cấm dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. "Trừ 500.000 đồng vì trả máy muộn" hay "trừ một ngày lương vì mất thẻ" theo kiểu phạt là không đúng; nếu có thiệt hại thật thì phải xử lý theo đường bồi thường.
Phải qua xem xét bồi thường. Việc buộc bồi thường cần được xem xét theo trình tự mà nội quy và văn bản hướng dẫn quy định, có tính đến lỗi, mức độ thiệt hại, hoàn cảnh của người lao động. Không phải cứ có hư hỏng là kế toán tự ghi một con số.
Phần còn lại sau ngày chấm dứt. Khi quan hệ lao động kết thúc, không còn "tháng lương sau" để khấu trừ dần. Phần bồi thường còn lại nên được hai bên thoả thuận cách trả; không thoả thuận được thì công ty phải đi đường giải quyết tranh chấp, không giữ lại các khoản khác để ép trả.
Bàn giao tài sản ngày cuối cho gọn
Một buổi bàn giao có chuẩn bị mất khoảng nửa giờ và tránh được phần lớn tranh cãi. Cả người nghỉ lẫn người nhận đều có thể chủ động đề xuất cách làm này.
- Lấy lại biên bản giao nhận tài sản lúc bạn nhận đồ, hoặc danh sách tài sản đang đứng tên bạn trong sổ của công ty.
- Hẹn ngày bàn giao trước ngày chấm dứt vài ngày làm việc, để còn thời gian xử lý nếu thiếu.
- Kiểm tra từng món trước mặt hai bên: bật máy, kiểm phụ kiện, chụp ảnh tình trạng.
- Ghi biên bản: tên tài sản, số hiệu nếu có, tình trạng lúc trả, phụ kiện kèm theo. Hư hỏng thì mô tả, không vội ghi số tiền.
- Đăng xuất tài khoản cá nhân, chuyển dữ liệu công việc theo hướng dẫn, ghi vào biên bản là đã chuyển.
- Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản. Nếu có điểm chưa thống nhất, ghi rõ ý kiến của từng bên ngay trên biên bản.
Ví dụ giả định: chiếc điện thoại nứt màn hình
Ví dụ giả định. Chị Lan làm nhân viên kinh doanh ở một công ty phân phối tại Huế, được giao một điện thoại công vụ từ hai năm trước. Ngày bàn giao, màn hình có một vết nứt ở góc. Kế toán ghi vào bảng quyết toán dòng "trừ tiền điện thoại: 6 triệu đồng", bằng giá mua mới lúc giao máy, và trừ thẳng vào lương tháng cuối.
Có ít nhất ba chỗ cần xem lại. Thứ nhất, vết nứt là hư hỏng thật, nhưng nguyên nhân là gì: rơi khi đang đi gặp khách, hay do sơ suất cá nhân? Nếu là sơ suất trong khi làm việc và giá trị thiệt hại thuộc mức nhỏ, luật giới hạn mức bồi thường và yêu cầu khấu trừ dần. Thứ hai, thiệt hại phải tính theo chi phí sửa hoặc giá trị còn lại của một chiếc máy đã dùng hai năm, không phải giá mua mới. Một báo giá thay màn hình có thể chỉ bằng một phần nhỏ con số 6 triệu đồng. Thứ ba, trừ một lần vào lương cuối có thể vượt mức trần 30% tiền lương thực trả của tháng.
Cách xử lý hợp lý: hai bên ghi nhận tình trạng máy vào biên bản, công ty lấy báo giá sửa, đưa ra mức đề nghị bồi thường có xem xét lỗi và hoàn cảnh, rồi thoả thuận với chị Lan về khoản này. Phần lương, tiền phép không liên quan vẫn được trả đúng hạn. Nếu chị Lan không đồng ý, chị ghi ý kiến vào biên bản và hai bên có thể nhờ hoà giải viên lao động. Cách làm này tốn thêm vài ngày nhưng tránh được một tranh chấp lớn hơn nhiều so với giá trị chiếc màn hình.
Đồng phục, dụng cụ cá nhân và những khoản "khấu hao"
Một số nơi thu tiền đồng phục khi nhân viên nghỉ sớm, với lý do "chưa đủ thời gian khấu hao". Cần tách bạch hai việc. Nếu quy chế ghi đồng phục là tài sản công ty cho mượn, bạn trả lại đồng phục là xong; hao mòn do mặc đi làm là hao mòn tự nhiên. Nếu quy chế ghi công ty hỗ trợ một phần, người lao động trả một phần và đã đồng ý từ đầu, thì đó là thoả thuận mua bán riêng, cần xem đúng điều khoản đã ký.
Khoản không nên có là thu tiền khấu hao như một hình thức phạt vì nghỉ sớm. Người lao động nghỉ đúng luật không có nghĩa vụ "bồi thường" cho việc nghỉ của mình, và cắt lương thay cho kỷ luật bị luật cấm. Dụng cụ nghề mà bạn tự mua, như bộ dao của đầu bếp hay kéo của thợ tóc, là tài sản của bạn và được mang đi.
Thẻ ra vào, chìa khoá mất thì chi phí làm lại thường nhỏ; nếu có quy định rõ về khoản này trong quy chế tài sản, hai bên nên giải quyết bằng thoả thuận gọn, ghi vào bảng quyết toán, thay vì để nó thành lý do treo cả khoản lương cuối.
Góc chủ doanh nghiệp nhỏ: tránh mất đồ mà không phạm luật
Giao tài sản có biên bản ngay từ đầu. Không có biên bản giao, rất khó chứng minh máy giao đi lúc còn nguyên. Một tờ giấy ghi tình trạng, ảnh chụp lúc giao là đủ.
Có quy chế tài sản ngắn gọn. Ghi rõ đồ nào là cấp hẳn, đồ nào cho mượn, cách xử lý khi hư hỏng, mất. Với người giữ tài sản giá trị lớn như thủ kho, có thể ký hợp đồng trách nhiệm.
Thu hồi tài sản đúng ngày, không giữ giấy tờ để đổi. Không giữ lại quyết định chấm dứt, xác nhận bảo hiểm hay tiền lương để "đổi" lấy tài sản. Đó là những nghĩa vụ riêng của doanh nghiệp, giữ lại có thể bị xử phạt và làm mình yếu thế khi có tranh chấp.
Tính thiệt hại theo thời giá, có chứng từ. Khi yêu cầu bồi thường, đưa báo giá sửa chữa hoặc giá thị trường của tài sản cùng loại đã qua sử dụng, không lấy giá mua mới của nhiều năm trước.
Câu hỏi thường gặp
Máy tính công ty bị hỏng do lỗi phần cứng thì có phải đền không?
Hỏng do lỗi phần cứng, tuổi thọ linh kiện hay sử dụng bình thường là hao mòn, không phải lỗi của người lao động nên không phải bồi thường. Biên bản bàn giao nên ghi rõ tình trạng và nguyên nhân hai bên ghi nhận, kèm kết quả kiểm tra kỹ thuật nếu có.
Công ty trừ hết lương cuối vì làm mất điện thoại có đúng không?
Không đúng nếu khoản trừ vượt giới hạn luật cho phép và chưa qua xem xét bồi thường. Bộ luật Lao động 2019 giới hạn mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau khi trích bảo hiểm, thuế. Phần còn lại cần thoả thuận hoặc giải quyết riêng.
Chưa trả laptop thì công ty có được giữ quyết định nghỉ việc không?
Ra quyết định chấm dứt và hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm là nghĩa vụ riêng của công ty, không được dùng làm điều kiện đổi lấy tài sản. Tuy vậy, người lao động giữ tài sản công ty sau khi nghỉ là sai, nên trả lại sớm và lấy biên bản.
Đồng phục đã mặc hai năm có phải trả lại không?
Tuỳ quy chế ghi đồng phục là cấp hẳn hay cho mượn. Nếu cho mượn, bạn trả lại trong tình trạng hiện tại; hao mòn do mặc đi làm không phải bồi thường. Nếu cấp hẳn, bạn không phải trả và không phải nộp tiền khấu hao.
Thủ kho nghỉ việc mà kiểm kê thiếu hàng thì sao?
Người giữ tài sản giá trị lớn thường có hợp đồng trách nhiệm, việc bồi thường theo hợp đồng đó và kết quả kiểm kê có mặt người lao động. Bàn giao tiền, hàng của vị trí thủ quỹ, thủ kho có quy trình riêng cần làm kỹ hơn so với bàn giao máy móc thông thường.
Không đồng ý với số tiền công ty đòi bồi thường thì làm gì?
Ghi rõ ý kiến không đồng ý vào biên bản, đề nghị công ty đưa căn cứ tính, chứng từ giá. Phần tiền lương không liên quan vẫn phải được trả đúng hạn. Nếu không thống nhất, hai bên có thể nhờ hoà giải viên lao động trước khi tính đến các đường khác.