Khi công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thường có hai văn bản khác nhau: văn bản báo trước (gửi trước ngày chấm dứt đúng số ngày luật định) và thông báo chấm dứt hợp đồng (xác định hợp đồng kết thúc từ ngày nào). Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp đặc biệt luật liệt kê.
Ở doanh nghiệp nhỏ, cả hai thường bị gói vào một tin nhắn hay một cuộc gọi. Đến khi có tranh chấp, không ai chứng minh được đã báo trước từ ngày nào, căn cứ là gì. Bài này không đưa ra "mẫu chuẩn" — mỗi trường hợp cần nội dung riêng — mà nêu bố cục, các ý bắt buộc phải có, và cách giao để có bằng chứng.
Vì sao nên tách hai văn bản
Văn bản báo trước có mục đích cho người lao động thời gian chuẩn bị: tìm việc mới, sắp xếp bàn giao. Ngày nhận được văn bản này là mốc bắt đầu đếm thời gian báo trước. Nếu báo trước thiếu ngày, việc chấm dứt có nguy cơ bị coi là trái luật, và công ty phải trả thêm một khoản tiền tương ứng tiền lương của những ngày không báo trước.
Thông báo chấm dứt là văn bản xác nhận hợp đồng đã kết thúc vào một ngày cụ thể. Từ ngày đó, hai bên bắt đầu đếm thời hạn thanh toán các khoản liên quan, thường là 14 ngày làm việc, và các thủ tục bảo hiểm.
Gộp hai thứ vào một văn bản không sai về hình thức, miễn là nội dung đủ và ngày chấm dứt cách ngày giao văn bản đủ thời gian báo trước. Nhưng tách ra giúp mọi việc rõ hơn. Trong thời gian báo trước, hoàn cảnh có thể thay đổi — người lao động tìm được việc mới và muốn nghỉ sớm, hoặc công ty có vị trí khác để bố trí. Có hai văn bản riêng thì việc điều chỉnh không làm rối hồ sơ.
Với các căn cứ không phải báo trước, như người lao động không có mặt sau thời hạn tạm hoãn hoặc tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục, chỉ cần thông báo chấm dứt.
Văn bản báo trước nên có những ý gì
Đây là các ý nên có, không phải một mẫu cứng. Ngôn ngữ nên rõ, trung tính, tránh lời lẽ trách móc.
- Thông tin hai bên: tên doanh nghiệp, người lao động, chức danh, số và ngày ký hợp đồng.
- Căn cứ chấm dứt, nêu đúng trường hợp theo Bộ luật Lao động 2019 — ví dụ thường xuyên không hoàn thành công việc theo quy chế đánh giá, hay đủ tuổi nghỉ hưu.
- Tóm tắt sự việc dẫn tới căn cứ đó, kèm tài liệu liên quan nếu cần.
- Ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng, tính đủ số ngày báo trước theo loại hợp đồng.
- Việc người lao động cần làm trong thời gian báo trước: bàn giao công việc, tài sản, tài khoản.
- Thông tin về các khoản sẽ thanh toán và thời hạn thanh toán dự kiến.
- Đầu mối liên hệ trong công ty để hỏi thêm.
- Chữ ký của người có thẩm quyền ký theo điều lệ hoặc theo uỷ quyền.
Ghi căn cứ mơ hồ kiểu "do nhu cầu công việc" là lỗi phổ biến. Câu đó không tương ứng với căn cứ nào trong luật và có thể bị hiểu là chấm dứt không có căn cứ.
Thông báo chấm dứt nên có những ý gì
Thông báo chấm dứt ngắn hơn, nhưng phải đủ để làm căn cứ cho các thủ tục tiếp theo.
- Nhắc lại văn bản báo trước đã gửi, nếu có, và ngày gửi.
- Căn cứ chấm dứt.
- Ngày chấm dứt hợp đồng chính thức.
- Danh sách các khoản thanh toán: tiền lương còn lại, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc nếu có, các khoản khác; cách tính và thời hạn trả.
- Việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ.
- Quyền của người lao động được yêu cầu bản sao tài liệu liên quan tới quá trình làm việc.
Nếu công ty dùng tên "quyết định chấm dứt hợp đồng" thay vì "thông báo", điều đó không thay đổi bản chất. Điều quan trọng là nội dung có đủ các ý trên và được giao cho người lao động.
Cách giao văn bản và giá trị bằng chứng
Giao văn bản là việc nhiều doanh nghiệp xem nhẹ, cho tới khi người lao động nói chưa từng nhận.
| Cách giao | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giao trực tiếp, người lao động ký nhận | Bằng chứng rõ nhất | Ghi rõ ngày giờ nhận; người lao động có thể ghi thêm ý kiến |
| Giao trực tiếp, người lao động từ chối ký | Vẫn là đã giao | Lập biên bản có người làm chứng ghi nhận việc từ chối |
| Gửi bưu chính có báo phát tới địa chỉ cư trú | Có xác nhận của đơn vị bưu chính | Dùng khi người lao động vắng mặt; dùng địa chỉ cập nhật nhất |
| Gửi thư điện tử | Nhanh, có dấu thời gian | Nên dùng kèm, không thay hẳn các cách trên nếu chưa có thoả thuận về giao văn bản qua thư điện tử |
| Nhắn qua ứng dụng chat | Nhanh | Giá trị chứng minh yếu hơn; chỉ nên dùng để báo đã gửi văn bản chính thức |
Doanh nghiệp nên giữ bản gốc có chữ ký nhận, biên bản từ chối, phiếu báo phát trong hồ sơ người lao động ít nhất cho tới khi hết thời hiệu tranh chấp. Mốc thời hiệu cụ thể bạn tra trong bảng mốc thời gian lao động.
Góc người lao động: ký nhận không có nghĩa là đồng ý
Ký nhận chỉ xác nhận đã nhận. Nhiều người ngại ký vì sợ ký là đồng ý bị cho nghỉ. Thực tế, chữ ký nhận chỉ xác nhận bạn đã nhận văn bản vào ngày đó. Bạn có thể ghi thêm "đã nhận, không đồng ý với căn cứ" bên cạnh chữ ký.
Từ chối ký không làm văn bản mất hiệu lực. Công ty có thể lập biên bản việc bạn từ chối nhận hoặc gửi qua bưu chính. Từ chối ký thường chỉ làm mọi việc căng thẳng hơn mà không thay đổi kết quả.
Phân biệt với văn bản thoả thuận. Văn bản thoả thuận chấm dứt hay đơn xin nghỉ mà bạn ký là chuyện khác hẳn — đó là thể hiện ý chí của bạn. Đọc kỹ tiêu đề và nội dung trước khi ký, nhất là khi được đưa nhiều giấy tờ cùng lúc.
Giữ bản sao. Chụp ảnh hoặc xin bản sao mọi văn bản đã nhận. Đây là căn cứ để bạn kiểm tra số ngày báo trước, căn cứ chấm dứt và các khoản thanh toán.
Phản hồi bằng văn bản nếu không đồng ý. Một thư phản hồi nêu rõ điểm không đồng ý, gửi trong thời gian báo trước, giúp hai bên còn cơ hội trao đổi trước khi chuyện đi xa hơn.
Những lỗi văn bản hay khiến công ty thua khi bị khiếu nại
Lỗi phổ biến nhất là ngày chấm dứt quá gần ngày giao văn bản, không đủ thời gian báo trước. Lỗi thứ hai là căn cứ ghi một đằng, hồ sơ một nẻo: văn bản ghi "không hoàn thành công việc" nhưng doanh nghiệp không có quy chế đánh giá. Lỗi thứ ba là chọn sai căn cứ: dùng căn cứ đơn phương chấm dứt cho một hành vi vi phạm kỷ luật, hoặc ngược lại.
Lỗi ít ai để ý là người ký không có thẩm quyền. Một trưởng bộ phận ký thông báo chấm dứt mà không có uỷ quyền từ người đại diện theo pháp luật có thể khiến văn bản bị đặt câu hỏi về giá trị. Kiểm tra điều lệ và giấy uỷ quyền trước khi ký.
Cuối cùng là ngôn ngữ. Văn bản mang lời lẽ xúc phạm, kể tội, hoặc kèm điều kiện không có trong luật như "phải ký cam kết không khiếu nại mới được nhận lương" vừa vô giá trị ở phần điều kiện, vừa làm người lao động có thêm lý do để khiếu nại.
Một cách tự kiểm đơn giản trước khi ký: đưa văn bản cho một người không liên quan trong công ty đọc và hỏi họ ba câu — người này bị chấm dứt vì lý do gì, từ ngày nào, sẽ nhận những khoản nào. Nếu người đọc không trả lời được cả ba câu chỉ từ văn bản, văn bản đó còn thiếu. Với doanh nghiệp chưa có người làm pháp chế, việc nhờ luật sư rà lại văn bản của trường hợp đầu tiên rồi dùng làm khung cho các lần sau là khoản đầu tư hợp lý.
Rút lại quyết định trong thời gian báo trước
Bộ luật Lao động 2019 cho phép mỗi bên huỷ bỏ việc đơn phương chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào trước khi hết thời hạn báo trước, nhưng phải thông báo bằng văn bản và phải được bên kia đồng ý. Nghĩa là công ty đã gửi văn bản báo trước rồi muốn giữ người lại thì không tự rút được; cần người lao động đồng ý. Ngược lại cũng vậy.
Tình huống này xảy ra nhiều hơn người ta nghĩ. Doanh nghiệp báo trước vì đơn hàng giảm, rồi giữa chừng nhận được hợp đồng lớn. Hay người lao động bị báo trước vì không đạt chỉ tiêu, trong thời gian báo trước lại vượt chỉ tiêu, công ty muốn giữ. Một văn bản ngắn ghi rõ hai bên đồng ý huỷ việc đơn phương chấm dứt, hợp đồng tiếp tục như cũ, kèm chữ ký của cả hai, là đủ để khép lại hồ sơ.
Nếu người lao động không đồng ý ở lại, văn bản báo trước vẫn có hiệu lực và hợp đồng chấm dứt vào ngày đã định. Ngược lại, khi người lao động trong thời gian báo trước tìm được việc mới và muốn nghỉ sớm hơn, hai bên có thể thoả thuận ngày chấm dứt sớm hơn; nên ghi lại bằng văn bản để không ai bị coi là vi phạm thời gian báo trước. Mọi thay đổi như vậy nên được lưu cùng hồ sơ, đặt ngay sau văn bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Công ty báo cho nghỉ qua tin nhắn có hợp lệ không?
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản. Tin nhắn chat có giá trị chứng minh yếu và dễ bị tranh cãi. Công ty nên giao văn bản có chữ ký và chỉ dùng tin nhắn để báo đã gửi.
Ký nhận thông báo chấm dứt có phải là đồng ý bị cho nghỉ không?
Không. Chữ ký nhận chỉ xác nhận bạn đã nhận văn bản vào ngày đó. Bạn có thể ghi thêm ý kiến không đồng ý bên cạnh chữ ký và giữ một bản sao để làm căn cứ.
Thời gian báo trước tính từ ngày nào?
Thường tính từ ngày người lao động nhận được văn bản báo trước. Vì vậy cách giao và bằng chứng về ngày nhận rất quan trọng. Cách đếm chi tiết theo ngày làm việc hay ngày lịch nên tra bảng mốc thời gian lao động.
Người lao động không chịu nhận thông báo thì công ty làm thế nào?
Công ty lập biên bản ghi nhận việc từ chối, có người làm chứng, hoặc gửi bưu chính có báo phát tới địa chỉ cư trú. Từ chối nhận không làm văn bản mất hiệu lực nếu việc giao được chứng minh.
Thông báo chấm dứt cần ghi những khoản tiền nào?
Nên ghi tiền lương còn lại, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc nếu có, các khoản khác theo hợp đồng, kèm cách tính và thời hạn trả, thường trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt.
Ai có quyền ký thông báo chấm dứt hợp đồng lao động?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Trưởng bộ phận ký khi không có uỷ quyền có thể khiến giá trị văn bản bị đặt câu hỏi, nên kiểm tra điều lệ và giấy uỷ quyền.